スケジュールの「見える化」の絶大効果

　タイパ向上を実現する3つ目の仕事術、それは、スケジュールを書き込む際に「見える化」を行うことです。

　ここで言う見える化とは、タスクを色分けしたり、カテゴリーごとに整理したりすることで、1日の流れが視覚的に把握でき、優先順位がひと目で分かるようにすることを意味します。

　たとえば筆者の場合は、「話す仕事」「考える仕事」「書く仕事」「移動」「その他」のように、おおまかな仕事内容のカテゴリーに基づいて色分けをしています。


　上図の例では、「話す仕事」がオレンジで「考える仕事」が黄色、「書く仕事」は青色で「移動」はピンク色、「その他」は灰色です。この色分けにより、仕事の種類や負荷が視覚的にすぐ分かるため、スケジュール管理の際に、バランスを取りやすくなります。具体的には、会議やプレゼンのような「話す仕事」が続いた場合、次にデスクワークなどの「考える仕事」を取り入れるようにして、集中力を分散させる仕事のスケジュールを考案することが可能になるのです。仕事が偏ると集中力やパフォーマンスに影響が出るため、こうした調整は非常に大切です。

　見える化の際、仕事内容での色分けに加えて「疲れやすい仕事」と「疲れにくい仕事」も色で分けると、仕事全体の負荷バランスを確認できます。たとえば、赤は集中力を使う仕事、青はリラックスできる仕事として色分けすることで、視覚的に「どれだけ負荷がかかっているか」を把握しやすくなります。これにより、無意識に仕事の負荷が偏ることを防ぎ、1日のエネルギーを効果的に配分しやすくなります。

　タスクの見える化によって、進捗管理が容易になり、タスクの変更や修正も迅速に行えるようになります。見える化の習慣を取り入れることで、業務の効率が上がり、結果として仕事の質も向上するでしょう。

通勤電車で行うべき「あるシミュレーション」

　そして最後の仕事術は、通勤中や作業の隙間時間にその日の仕事の流れを頭の中でシミュレーションする「リハーサル」です。

　事前に仕事の段取りをイメージしておくと、実際に作業を始めたとき、スムーズに進行できるようになります。

　たとえば営業担当者が、午前中に行うプレゼンを頭の中でリハーサルしておくと、実際のプレゼンが格段にスムーズになります。必要なデータや資料がそろっているか、話す内容の順序に問題がないかをシミュレーションしておけば、緊張も和らぎ、当日の成功率が高まります。また、デザイナーやクリエイティブな業務に従事している人であれば、その日のクリエイティブ作業の流れをあらかじめイメージすることで、作業開始後すぐに集中状態に入ることができます。

　このリハーサル、一見とても単純な仕事術に思えますが、あらかじめ行うことによって、まるで一度そのタスクを体験したかのように進められるため、途中で迷ったり、手が止まったりすることが大幅に減ります。この方法は特に、タスクが多くて優先順位がはっきりしていない日には、非常に役立ちます。

　今回紹介した4つの仕事術は、どれも時間がかからないものばかりのため、通勤中でも実施可能です。毎日会社へ向かう電車で、何となくスマホを見てしまうという方は、ぜひ通勤を有効な時間に変えて、タイパ向上を実現してみてください。

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