面倒な社内依頼、9割の社員から回答を得る仕組みとは？ニッセイコムの成功事例
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全国規模でITサービスを展開するニッセイコムは、社内依頼業務の負荷増加に課題を抱えていた。管理部門からのメールや掲示板での依頼は見落とされがちで、何度催促しても期限までに全員の作業が完了することはなく、管理部門は疲弊していたという。そこで同社はITツールを導入し、依頼回収率を60％から90％に向上させ、年間約2700時間の依頼対応にかかる時間の削減に成功した。その成功の秘訣（ひけつ）とは。
（Photo/Shutterstock.com）
“やってもらえない社内依頼”を“やってもらえる社内依頼”に変革できた秘訣
企業・組織に所属していると、本業以外にもほそぼそとした作業をこなす必要がある。社内からの依頼業務は組織を運営する上では必要不可欠であることは間違いない。ただ、依頼内容をつい見落としたり、後回しにしてしまうという従業員は少なくないかもしれない。しかしその分、依頼した側の負荷は増える一方だ。
全国規模でITサービスを展開して900人近くの従業員を抱えるニッセイコムも、上記のような課題を抱えていた。たとえば、年末調整の申告書や健康診断の申し込み、eラーニングなど、期限までに全員の回答が回収できることはなかった。さらに人事・教育課が所管して年10回前後開催している階層別の社内研修では、事前・事後の課題提出、実施後のアンケートの回収など、状況確認の業務が発生していた。また、これらの依頼はメールや掲示板を利用していたため見落とされることも少なくなかった。
そこで同社は、社内の依頼管理の効率化を決断。結果、導入したツールによって、依頼回収率を60％から90％まで高めることに成功。さらに、依頼対応にかかる時間を年間で約2700時間も削減できたという。
本資料では、“やってもらえない社内依頼”を“やってもらえる社内依頼”に変革できた秘訣を、同社の人事総務・IT、両部門の担当者が明かす。「何度催促してもなかなか依頼をやってもらない」「依頼事項がメールや掲示板に埋もれて見落とされてしまう」などと感じている社内依頼業務の担当者は、現状を嘆く前にぜひ参考にしてほしい。
全国規模でITサービスを展開して900人近くの従業員を抱えるニッセイコムも、上記のような課題を抱えていた。たとえば、年末調整の申告書や健康診断の申し込み、eラーニングなど、期限までに全員の回答が回収できることはなかった。さらに人事・教育課が所管して年10回前後開催している階層別の社内研修では、事前・事後の課題提出、実施後のアンケートの回収など、状況確認の業務が発生していた。また、これらの依頼はメールや掲示板を利用していたため見落とされることも少なくなかった。
そこで同社は、社内の依頼管理の効率化を決断。結果、導入したツールによって、依頼回収率を60％から90％まで高めることに成功。さらに、依頼対応にかかる時間を年間で約2700時間も削減できたという。
本資料では、“やってもらえない社内依頼”を“やってもらえる社内依頼”に変革できた秘訣を、同社の人事総務・IT、両部門の担当者が明かす。「何度催促してもなかなか依頼をやってもらない」「依頼事項がメールや掲示板に埋もれて見落とされてしまう」などと感じている社内依頼業務の担当者は、現状を嘆く前にぜひ参考にしてほしい。
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