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タイムパフォーマンス（タイパ）を向上させるためには、限られた日々の業務時間をいかに有効活用するかが非常に重要になります。実は、仕事の時間を有効活用するには、特別な考えやルーティンは必要ありません。ビジネスパーソンであれば皆が行っているであろう普段のスケジュール管理にある「一工夫」を加えたり、通勤電車での移動時間を有効活用することで、毎日のタイパは簡単に向上させることができるのです。習慣にすることで、残業を減らし定時退社を叶える4つの仕事術について解説します。
朝の「5分間」できる仕事の「準備運動」とは
タイパを向上させて仕事を効率よく進めるためには、時間の使い方を意識することが重要です。
しかし、目の前の業務に忙殺されてしまい、時間の使い方をしっかりと意識して働けている方は意外と少ないのではないでしょうか？
そんな方にオススメしたいのが、1日のスタート時にスケジュール確認を行う「5分間ルーティン」を習慣化することです。
このルーティンを取り入れることで、その後の仕事が驚くほどスムーズに進みます。筆者も、毎朝この5分間を使い、その日の予定をチェックして必要な調整を行っています。たった5分の手間ですが、後々の成果に大きな違いをもたらします。
では5分間ルーティンとは、具体的に何をすればよいのでしょうか。
このルーティンでは、5分間でその日のスケジュールと明日以降のスケジュールを確認して調整します。まず今日の予定を確認して、午後のタスクを前倒しにするか、1時間予定していた仕事を40分に短縮できるか、といったスケジュールの微調整を行います。
以下は5分間ルーティンの内訳です。
- 5分の内訳
今日の予定：2分
今週～来週の予定：2分
それ以降の予定：1分
今日の予定に加えて、1週間や1カ月先のスケジュールも軽く見直します。これにより、長期的な予定がどのようにつながっているかを意識しやすくなります。たとえば、来週のプレゼン準備が今週のうちに、どこまで進んでいるかを把握することで、突然のタスクの増加にも柔軟に対応できます。
この短い5分間は言わば「仕事を始めるための準備運動」のような役割を果たし、自分の予定を冷静に俯瞰（ふかん）して判断できるのがポイントです。たった5分で完了するタスクのため、移動中の電車内や、会社に着いてからコーヒーを飲みながら確認するのもよいでしょう。リラックスした状態でスケジュールを確認することで、仕事の流れに自然に乗り、ストレスを軽減できます。
カレンダー管理で「余裕」が大事なワケ
5分間ルーティンに加えて、1日のスタート時にはカレンダー管理を行うことも有効です。
普段あまり細かくカレンダーに予定を入れない方は、カレンダーを使って時間を管理することを、最初「少し難しい」と感じるかもしれません。変更があるかもしれないのに予定を細かく埋めることに抵抗を感じる人もいるでしょう。しかし、時間管理は慣れが大切です。続けていくうちに、自然と管理の精度が上がっていきます。
筆者の場合、その日の具体的なスケジュールを完璧に仕上げるのは当日の朝です。普段のカレンダー管理では2、3週間先の予定は50％ほど埋めておくにとどめ、当日の朝に細かい調整を行い最終的なスケジュールを確定します。
カレンダー管理においては、準備時間も考慮に入れたり、時間的に余裕を持たせておくことも重要です。
たとえば、クライアントとのミーティングが続く1週間は、カレンダーにそれぞれの準備時間をあらかじめ確保しておくことで、ミーティングの質を上げることができます。また、突発的なタスクが発生することも想定して、週末に少し余裕を残しておくなど、フレキシブルに対応できるようにするのがよいでしょう。カレンダーを大まかに管理しつつ、朝の5分間で細かい部分を調整することで、その日の予定がスムーズに進行するようになるのです。
また、タスクを30分単位に区切って予定を組むことも効果的です。たとえば、集中力が必要な仕事を午前中のうちに固め、午後には会議や事務処理など比較的、頭を使わずに済むタスクを配置することで、1日のエネルギーを効率的に使えます。スケジュールのブロックごとに目的や優先順位がはっきりしていると、取り掛かる際も迷いが少なくなり、業務をスムーズに進めることができるのです。
【次ページ】スケジュール管理で超重要な「ある一工夫」
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