「働き方変革」には2種類ある

── 内田洋行の中で、オフィス関連事業はどのような位置付けなのでしょうか？

矢野氏：当社には大きく「環境構築関連事業」「ICT関連事業」の二本柱があり、オフィス関連事業の多くは「環境構築関連事業」に含まれ、売り上げ全体の約3分の1を構成しています。

　当社のスタートは明治期にさかのぼり、自社生産の文具を販売する傍ら、欧米の事務器械を輸入販売するなど、企業の経営近代化に貢献してきました。


── 最近、オフィス改革に着手する企業が多いようですが、これにはどんな理由があるのでしょうか？


平山氏：日本は生産年齢人口の減少などで社会構造の転換が目前に迫っています。政府は、それを踏まえて「未来投資戦略2017」の中で、「生産性の向上と新しい価値創出力の強化に結びつく働き方改革」を進めています。

　こうしたことを背景に、企業や自治体は、オフィスワーカーの持つそれぞれの経験やノウハウ、組織の中に蓄積された知識を積極的に活用しようとしています。具体的には、イノベーションを生み出せる風土の形成や、個とチームの能力を最大限に発揮できるワークスタイルの実現に関心を寄せているんですね。その舞台としてのオフィスでは、人が集まりやすい場づくりや、自由に情報を活用できる環境など、コラボレーションのための「場所」がますます重要になってきています。

　また、人口減少によって新人採用も年々厳しくなっています。この状況を改善するために、働き方や採用・人事制度、ワークライフバランスなどを同時に改革しようとする企業も増えています。

──働き方改革の中で、オフィスはどのような役割を果たすのでしょうか？

平山氏：当社は働き方「変革」と表現しています。そのアプローチには「行動変革施策」と「環境整備施策」の2つがあります。行動変革施策はコミュニケーションの活性化、会議革新、マネジメント革新、情報・知識共有、仕事の効率化など、社員1人ひとりの日常行動の変革活動を指します。

　一方、オフィス整備・活用は後者の環境整備施策に含まれます。環境整備施策には、この他に人事制度の整備・活用、ICTの整備・活用などが含まれます。


──オフィスのレイアウトや雰囲気を変えれば、働き方は変わるのでしょうか？

平山氏 ：オフィスを変えるだけでは働き方は変わりません。働き方を変えるドライバーは、社員1人ひとりの行動変革です。オフィスはその舞台装置として変革を支え、加速する役割を担います。

　たとえば、社員は日々さまざまな場面でコミュニケーションを取りますが、打ち合わせコーナーを整備したり、社員同士出会いやすい動線を実現したりすることで、コミュニケーションが活性化されます。オフィスの「環境整備」と社員の行動を変える「行動変革」、これら2つを一緒に進めることが働き方変革で重要なポイントです。

オフィス改革は「ゴール」を決めないほうがよい？

──内田洋行 知的生産性研究所は2010年から「Change Workingコンサルティング・サービス」を提供しています。2010年から今日まで、企業とオフィスの関係はどのように変化していますか？


平山氏：「オフィスは働き方変革の舞台装置である」という認識が強くなったと思います。同時に、オフィス、ICT、制度など環境を整備するだけでは効果は上がらず、社員の行動変革が必要だということも明らかになっています。

──平山さんは2017年に『チェンジ・ワーキング』という本を出されています。その中で、働き方変革には2種類あるとおっしゃっています。この2種類はどういったものなのでしょうか？

平山氏：１つは、オフィス移転などの具体的なきっかけにより始まる「イベントドリブン」。もう１つは特定の課題を解決するために始まる「イシュードリブン」です。

　イベントドリブンの働き方変革は、「移転を機会に働き方を一新しよう」など、変革の必然性を共有しやすい。さらに、イベント発生までに働き方変革施策の計画を間に合わせなければいけないため、「締め切り効果」生まれます。しかし、イベントがゴールと見なされ、いざそのイベントが終わると一気に熱が冷めてしまう危険性があります。イベントドリブンの働き方変革では、「イベント後が本番」という気運をつくることが重要です。

　一般に、移転前は紙文書の廃棄など、それまでに進めなければいけない施策に集中する傾向があり、重要な施策は移転後に着手することになります。しかし、変革に対する理解や合意が弱ければ、移転が完了すると「ちょっと一息」という雰囲気になりがちです。いったんそうなると、再起動はとても困難です。移転後すみやかに「ここからが本番」という気運を形成しなければなりません。

　一方、イシュードリブンは、課題を解決するという目的から始まります。課題に気づいている社員は変革の必然性をよく理解していますが、そうでない社員は「なぜ変革が必要か」を十分に理解できていないおそれがあります。イシュードリブンの働き方変革では、「なぜ今、働き方変革が必要なのか」という合意形成が重要となります。

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