社内の「何度も同じことを聞かれる」を独自生成AIで解決

　筆者は従業員50名前後のSaaS企業「manebi」でエンジニアをやっています。採用・教育のクラウドツール「playse」をはじめ、いくつかの社外向けサービスを提供しており、マーケティング部門、セールス部門、カスタマーサクセス部門、開発部門、管理部門など、小分けされたたくさんの部門があり、各部門で業務上必要なツールを導入しているので、ツールも数多くあります。

　そして、勤務スタイルはリモートが主で、メインのコミュニケーションツールはチャット（Slack）を活用しています。現在、社内には小さいながらも多くの部門と複数のツールがあるため、新人だけでなく、ベテランでも欲しい情報を見つけ出すことは一苦労で、結局「人に聞いたほうが一番早い」という状況にありました。

　ただ、同じ質問であっても、時間が経過したり、質問する人が変わったり、状況が変化したら「繰り返し」行われていて、質問する側にとっても、質問される側にとっても、工数がかさむ要因になっていました。

　このように社内で「繰り返し」行われる質問と回答、その情報を探索するための時間と労力、これらを解決するための手段として生成AIを活用することにしました。社内向けChatGPT、名付けて「manebiGPT（以下、社内GPT）」の開発に踏み切ることを決めたのです。

社内GPT構築前に準備・検討したこと

　社内ツールの新規開発ですが、あくまで「社内にあるデータ」に限られるため、まずは自分たちが持っているデータはどのようなものがあるか、そのデータはどんなツールがどのような用途で利用しているかを洗い出すことが最初の課題でした。そして実際に洗い出した結果は以下のとおりです。

表1　社内で利用している主なツール
ツール	用途	データ
Slack	コミュニケーション全般	各種会話履歴
Google Workspace	メールやストレージ、Calendar等	社内のあらゆる情報
Confluence	プロダクト開発のドキュメンテーション	各種設計情報
jira	開発プロジェクト管理とCS連携	プロジェクト進行履歴
Salesforce	顧客・商談管理	顧客DB
ジョブカン	勤怠・労務や経費管理	労務や勤怠、稟議情報
Scalebase	料金計算	各種契約内容と料金プラン
請求管理ロボ	顧客への郵送を含む請求管理	毎月の請求データ
PDF	社内各種規程集	各種社内規程情報
Office	社内各種資料	社内各種資料
・・・	・・・	・・・

　実は表1のほかにもさまざまなツールとデータがありましたが、主要なものだけでも、このように多くのツールがそれぞれの用途に合わせてデータを持っている状況が明確になりました。

　次のステップとして、社内で行われているSlackのやり取りを確認しつつ、以下のような観点で社内でのユースケースを整理しました。


　このような観点で整理することで、対象ユーザーと利用する場面が明確になり、それに伴い情報ソースとすべきツールも自ずと特定されてきました。

　結果的に最初の情報ソースとなったのは、「全社員が利用するSlack」、「情報量多めで探索が難しいjiraとConfluence」、「社内の誰しもが聞きたくなる社内規程集」と絞られ、人に聞きたくなるようなケースを念頭に実装に向かうことにしました。

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