オフィスにある意味のない書類を「スパッと整理する極意」

必要な書類をたった5秒で取り出せるスゴ技

「私の経験上、書類が多い方は行動力があって勤勉という傾向があります。いろいろなことを勉強したいと思っているからこそ、スキルアップの資料などを集める。しかし、こういった方はいつの間にか管理できる量を越えてしまい、どこから手をつけていいか分からなくなるというスパイラルに陥ってしまうこともあります」

　そんな人に対して石阪氏がすすめるのが、ホームファイリングの導入である。ホームファイリングは、家族や仕事、学校関係などカテゴリーごとに分類し、自宅にあふれる書類や資料などを整理収納するためのシステムだ。これをオフィスに活用すれば、必要なものをわずか5秒で取り出せるようになるという。「5秒で取り出せなければ、ないのと一緒です」と石阪氏は力説する。

　ホームファイリングに必要なアイテムは、次の4つだ。


　まずはファイルボックス。石阪氏が推薦するのは無印良品のポリプロピレンファイルボックスだ。同社のファイルボックスは水に強く、半永久的に使えるのが魅力なのだという。

　このファイルボックスに「暮らし」「健康」「マネー」「教育」「取り扱い説明書」「未処理」と6種類のラベリングをする。テプラやマスキングテープを使うと分かりやすい。

　これをオフィスに置き換えるなら、「業務・営業」「労務・人事」「財務・経理」「教育・研修」「マニュアル」そして「未処理」といった感じだろうか。

　次に、フォルダーを準備する。フォルダーとは、書類をはさんで保管するための仕切りを兼ねたファイルのことだ。これにジャンル分けをした書類を入れて保管するのだが、名刺や細かいカード類はA4サイズのリフィルと呼ばれる8ポケットのフォルダーに差し込んでフォルダーにはさむ。

　オススメのフォルダーは、二つ折りの厚紙でできたコクヨの個別フォルダーだという。

　たとえば「営業」のボックスに「名刺」「会社案内」「契約書」のフォルダーが入っているなら、ファイルボックスの表面にも中身を表す表記をしておけばさらにわかりやすい。

　書類ははさんでおけばすぐに取り出せるが、リーフレットやサイズの異なる取扱説明書、サンプルなどは2ポケットや1ポケットのリフィルに収納し、スティックファスナーで個別フォルダーの留めておけばノートのようにめくりながら検索ができる。先に紹介した８ポケットのリフィルも同様に収納すればサイズの統一が簡単にできる。

　ファイルボックスは仕事の内容によって増やしたり減らしたりが容易にできるので、限りあるスペースを有効に活用できるだろう。

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