Notesマイグレーション、移行成功に向けて“3つのステップ”と“8つのレベル”を知る

Notesの利点であり欠点でもあるのが「柔軟性」

　大手企業向けのグループウェアとして、長年、市場を牽引してきたのがNotes/Domino（以下、Notes）だ。しかし、旧バージョンのサポート終了、情報共有基盤のWeb化の潮流の中で、新しいグループウェアへの移行を検討する企業が増えている。

　だが、Notesからの移行（Notesマイグレーション）は決して容易ではない。最大の原因は、Notesのコンセプトである「EUC（エンド・ユーザー・コンピューティング）」にある。EUCは「業務部門の担当者が自らコンピュータを操作したり、システム構築したりすること」と定義されるが、実際、Notesは非常に柔軟だった。しかし、現場が必要とするアプリケーションを自分で開発できるのは同時にデメリットでもあった。社内のあちこちで作られたさまざまなDBが、時間の経過とともに、開発した社員の異動・退職によって、ブラックボックス化していった。その結果、「いったいいくつのNotesDBがあるかもわからない」という企業さえ出てきたのである。

　したがって、Notesマイグレーションにおいては、ただ新しいグループウェアを導入すれば済むというわけにはいかない。Notes資産を把握し、それに基づいて移行計画を立て、メールやスケジュール、掲示板、独自DBなどを、新しいグループウェアに移行できなければならないのだ。

サイボウズが提唱する3つの移行ステップとは

　こうした中、Notesの有力な移行先として注目されているのが、国内グループウェア市場で圧倒的な存在感を持つサイボウズだ。ノークリサーチ社の調査によれば、「サイボウズ Office」「ガルーン」は「2014年版中堅・中小企業のITアプリケーション利用実態と評価レポート」のグループウェア部門で8年連続シェアNo.1を獲得している。

　社内SI部門において、数多くのNotes移行案件を積極的に受注、推進してきたサイボウズ。さまざまな案件を引き受ける中で、パートナーとの関係構築も含め、Notes移行に必要なナレッジと実績を重ねてきた。同社では、Notesマイグレーションのメニューを「Notes移行ソリューション」として提供している。移行に必要なステップは、「現状把握」「移行先策定」「データ移行」の3つだ。


　最初のステップである「現状把握」では、Notes資産の現状を把握する。「どんなDBがあるのか」「そのDBは、どの程度使われているのか」「管理者は誰か」といった情報をツールや関係者へのヒアリングを通じて調査し、移行設計のベースとなる情報を整理する。

　次の「移行先策定」では、移行対象となるサイボウズ製品・機能とのフィット＆ギャップ分析と要件定義を行い、現状の機能を移行後にどうやって実現するかを検討する。

　移行先としては、クラウドとオンプレミスの両方を選択できる。たとえばクラウドに移行するなら、Notesの掲示板はクラウド版「ガルーン」の掲示板へ、独自DBはビジネスアプリ作成プラットフォーム「kintone」へ移行する。「kintone」は、顧客管理や案件管理、見積書管理などのアプリケーションをノンプログラミングで作成できるクラウドサービスだ。

　そして、最後のステップが「データ移行」だ。サイボウズのデータ移行では、それぞれの企業のシステム環境やニーズに合わせて、最適な移行パターンを提案している。たとえば、ツールを使ってNotesデータベースを環境に依存しないファイル形式に変換することで、必要なときにそれらを閲覧することが可能となる。HTMLファイルに変換した場合、Notesビューの再現性を高めた状態で、「ガルーン」のポータルと連携させ、最新の情報と移行したNotesの情報資産へシームレスにアクセスすることも可能だ。また、NotesからCSVファイル形式でデータを出力し、「kintone」へ移行することもできるほか、Notesで作成されたリッチテキスト（添付ファイルや文字装飾など）も再現性の高い状態で「ガルーン」のアプリケーションに取り込むことができる。

Notesデータ移行の難易度は8レベル、サイボウズではレベル6まで標準提案している

　サイボウズでは、長年のNotesマイグレーションの経験から、Notesデータ移行の難易度をレベル1～8の8段階に分類している。レベルが上がるほど、移行にかかる時間・コストがかかることになるが、同社ではレベル6まで標準提案しているとアピールする。


　最も簡単なレベル1は「移行しないで、Notesをそのまま継続して利用する」だ。移行しないので、時間もコストもかからない。一方、最も難しいレベル8は「Notesとは別のシステム・プラットフォームで同じ機能を再設計・再開発する」だ。Notesを捨て去り、すべてを新たなプラットフォーム上で再構築するので、とても現実的 とはいえない。

　現実のNotes移行は、レベル1～8の中間にあるわけだが、サイボウズでは、企業のレベルに合わせて最適な提案ができる体制を整えている。 たとえば、レベル5の「他システム・サービスに移行する」では、前述のように、Notesから「ガルーン」や「kintone」「デヂエ」への移行をサポートしている。また、レベル6の「他システム・サービスに移行し、運用に必須な機能のみ追加開発」では、サイボウズ製品に移行したうえで、標準機能では実現できない機能を追加開発したり、メーカーカスタマイズ（有償）によって提供したりすることが可能となっている。

3500社以上の導入実績を持つ大手企業向け「ガルーン」、Notesからの移行事例にも注目

　この「Notes移行ソリューション」を利用して、サイボウズ製品への移行に成功した企業も増えている。

　たとえば、美容室向けの頭髪化粧品および医薬部外品を製造・販売している中野製薬は、14年間利用してきたNotesをクラウド版「ガルーン」と「kintone」に移行した。それまでは、アプリケーション開発を外部の開発会社に委託していたが、サイボウズへの移行後は、社内でアプリケーション開発が可能になり、大幅なコスト削減に成功。さらに、営業担当者はモバイル端末を使って社外からグループウェアを利用可能になった。

　粉粒体プラントエンジニアリング、粉体機器の開発・販売およびリユース事業を行っている東洋ハイテックも、15年間使い続けてきたNotesを、クラウド版「ガルーン」と「kintone」に移行した企業だ。オンプレミスのNotesをクラウドに移行したことで、運用負荷をほぼゼロにし、日報や見積台帳などの20程度の業務DBもほとんどそのままの形で移行することに成功した。

　もともとサイボウズは、海外製のグループウェアにはない使いやすい操作性、日本企業ならではのきめ細かなサポートなどで、国内シェア No.1の地位を築いた製品だ。それは、大企業向けの「ガルーン」でも変わらない。「ガルーン」がすでに3500社以上の導入実績を持っているのも、実力に裏打ちされた結果だ。そこにNotesマイグレーションのメニューが加われば、サイボウズが有力なNotes移行先となるのは、ごく自然な結果といえるだろう。

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