各サイトに自動作成される既製のエージェント

　SharePointのエージェントは、昨年末から年明けにかけてユーザーに展開されている新機能です。SharePointサイトにアクセスすると、右上にCopilotのアイコンが表示され、ここから既製のエージェントを呼び出すことができます。このエージェントは自動で作成されており、サイトの情報に特化した回答を返してくれます。

　たとえば、人事部のサイトにあるエージェントは人事部のことに詳しく、自社製品の情報を共有するサイトにあるエージェントは製品情報に詳しいものになっています。これにより、ユーザーはサイト内にある必要な情報をすばやく得ることができます（図1）。

　筆者自身も既製のエージェントを使ってみてとても面白いと感じました。なぜなら、エージェントとの会話を通じて、これまで存在に気づかなかった情報を見つけることができたからです。

　SharePointサイト内の情報探索は、テキストでの全文検索や各サイトの管理者が整備するページレイアウトやナビゲーションの工夫に頼る部分が多くありました。しかし、サイト内に保管される情報が増えるにつれて、そうした工夫だけでは見つけ出しづらい情報も増えていきます。

　ユーザーがサイト内の情報を探すための新たな手段としてエージェントが加わることで、情報を探す側だけでなく、情報を提供する側のユーザーにとっても、その負担を軽減する可能性があります。しかも、それが何もしなくても自動で作成されているのですから、本当に手軽でうれしいですね。

業務に特化したエージェントの作成

　1つのSharePointサイトにはさまざまな種類の情報が保管されています。そのため、特定の業務に特化したエージェントを作成したくなることもあるでしょう。たとえば、あなたが人事部のメンバーで、人事制度について社内からの問い合わせに回答する担当者だとします。エージェントが代わりにその質問に答えてくれるようになれば、問い合わせ対応にかかる時間を大幅に減らせるかもしれません。

　人事制度に関するドキュメントがすでにあり、それがSharePointサイトに保管されて社内に公開されている場合、そのドキュメントをもとに回答するエージェントをSharePointに追加するのはどうでしょうか？これにより、問い合わせに対応する頻度も減り、ほかの業務に集中できる時間を増やすことができるかもしれません。

　SharePointのエージェントを作成するには、サイト内のライブラリに保管された関連ドキュメントやフォルダを選択し、[エージェントの作成]をクリックするだけです。この10秒ほどの操作で、新たなエージェントが作成され、その動作を確認することができます。エージェントの動作をより細かく指定したい場合には、編集画面から振る舞いに関する指示を与えることもできます（図2）。


　業務に合わせたSharePointのエージェントを作成するためには、以下の2つが必要です。


　これらがあれば、目的の業務に特化したエージェントをすぐに作成することができます。

　さらに、SharePointで作成されたエージェントは、Teamsのチャットからも利用可能です。 【次ページ】エージェントをTeamsグループチャットのメンバーに追加