こんなキックオフミーティングには要注意！

　プロジェクトを開始するときに、関係者同士が集まって打ち合わせをすることをキックオフミーティング（以下キックオフ）とよびます。うまくいかないプロジェクトは、キックオフ自体の内容がぼんやりとしていることが多いものです。キックオフが以下に挙げるような特徴を備えていたら、そのプロジェクトは要注意です。


　重要な意思決定の役割を担うキーマンが「きっと何か問題は発生するのだろうけれど、誰かがなんとかしてくれるのだろう」「細かいことはプロジェクトマネージャーに仕切ってもらえばよい」と思っていると、このようなキックオフになってしまいます。そんな場合は、確実に「起きてからでは解決が難しい問題」に悩まされることになります。

キックオフでおさえておくべきこと

　キックオフでおさえておくべきことは次の３点です。


　プロジェクトで発生する想定外のトラブルとは、着手する前に問題意識が及んでいなくて、互いの責任範囲や具体的なアクションを明確にしていないことによって発生することが多いものです。

　のちのち悔やまれることのほとんどは「あのとき事前に話しておけばよかった」と思うことです。気づいてしまえば簡単なことなのに、気づく前には想像もつかなかった。そんな話でつまずくと、後悔と徒労感に襲われます。そうしたことを避けるためには、危険予知を心がけ、不測の事態に即応できる心の準備が必要です。

理想のキックオフとは

　プロジェクトのスタートを気持ちよく切るためには、キックオフの準備段階で、すでにキックオフで話されるべき内容が話されている状態を心がけるとよいでしょう。そんなことをしたらキックオフの本番で話すことがなくなるじゃないか、と思うかもしれませんが、そんなことはありません。

　未知のプロジェクトにおいては、「ここまで考え抜いておけば大丈夫」はありません。他人事、よそ事だと思うと油断が生まれます。QCD（Quality（品質）; Cost（コスト）; Delivery（納期））に影響を与える人、中でも実行や意思決定に関わるキーマンは、キックオフに必ず参集すべきです。加えて、それらの人々の内面に、自分ごと感が十分醸成されるようにリードするのが肝要です。

こんな定例会議には要注意！

　長期的なプロジェクトの場合、週に1回や隔週に1回など、定期的に関係者が集まってそのときの状況を確認したり、方針を話し合ったりすることがあります。そのような会議を定例会議とよびます。

　定例会議で、スケジュールにもとづいて関係者それぞれの仕事の完了状況だけを確認しているところをときどき目にします。しかしそれは、非常に危険な運営方法です。あらかじめ計画されたスケジュールは、既知の課題をいかに解決していくかを前提に組み立てられています。ですが、実際に進行を阻害するのは、着手する前には見えていなかった未知の問題です。

　既存の工程表ばかり眺めていても、未知の問題を発見したり、対処方法を考えたりすることはできません。

定例会議のアジェンダは３つでいい

　当初の計画と実際に進めたあとの現実の間に、ギャップが生じるのは当然のことです。そのギャップを補正するために、「課題を整理し、明確にする」「解決策を考え、選択肢として提示する」「説明する」「検討する」といった活動が必要になります。

　しかしこれらの活動をすべて対面の会議でやっていたら、いくら時間があっても足りません。対面で話し合う時間は「意思決定し、合意し、決断する」ことにフォーカスされなければなりません。定例会議とは、参加者の現状認識を合わせたうえで、次に何を狙いとしてどのようなアクションを取るかを合意する場なのです。

　定例会議のアジェンダは次の３つとなります。


　もちろん、具体的な個別の説明資料はいくつも必要になるかもしれませんが、その骨格はシンプルなのです。

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