村田製作所、輸出業務全帳票を電子化 毎月45,000枚のペーパーレス化で年間約2,000万円以上のコスト削減

　村田製作所は「貿易帳票管理システム」を構築し、税関の承認のもと、輸出業務におけるすべての帳票を電子化した。これにより物流業務の効率およびスピードの大幅な向上と、毎月45,000枚のペーパーレス化により、年間約2,000万円以上のコスト削減を実現したという。

　海外36拠点、輸出などに係る代理店 (25社) 、倉庫 (2社) を網羅した貿易業務プロセスを改善し、貿易帳票の電子化による業務効率化とリードタイム短縮を実現すべく、

　　・海外拠点や代理店なども含めた全69の輸出業務プロセスの徹底分析
　　・業務効率化に向けた運用の見直し
　　・完全ペーパーレス化の実現に向けた、法規制の洗い出し
　　・リアルタイムでの輸出業務の進捗状況の見える化

に取り組み、インプットからアウトプット、および情報管理までの工程をシステム化。紙やファクスでのやり取りはメールによる運用となり、受信した帳票は自動的にデータベースへ抽出・送付、進捗状況に応じて関係者に自動配信される。また、帳票を管理するデータベースでは、案件ごとの進捗状況をリアルタイムで管理し、どこに問題が発生しているのかを一目でわかる仕組みを構築。また帳票は電子署名、タイムスタンプが押印され、国税庁が定める法要件を満たしている。

　このシステム導入により、

　　・53%のプロセス削減 → 69あったプロセスを37に削減
　　・間接業務のリードタイム66%短縮 → 従来3日かかった業務を1日に短縮
　　・月間約45,000枚の紙出力の削減

を実現。さらに海外拠点や代理店、倉庫との連携がスムーズになるだけでなく、帳票の紛失や誤送信といった事故を回避し、AEO (特定輸出者) としての業務品質向上につながったという。