ペーパーレスが叫ばれてから久しいが、官公庁や大企業の多くでは、浸透しているようだ。確かに膨大な人員を抱える機関では、ペーパーレス化によるコスト面でのメリットは大きく、そのためにコストを割く必然性は十分にある。だが、中小規模事業所やSOHO環境においては、メリットは少ないのが実情だ。元々、内部向けの文書印刷にかかるコストは微々たるものだし、対外文書の全てを電子化するわけにはいかない。実業務と乖離するようなペーパーレス化のために、手間とコストを割くはずがないのは当然といえよう。むしろ、PCの普及とネットの発達に伴い、プリントの需要は増えている。

　ただ、紙媒体との付き合いは避けえぬとしても、ビジネスで用いる以上は、合理化、効率化を求めたい。オフィスで用いる印刷機器といえば、プリンタ、コピー、FAXが代表格だろうか。プリンタは先にも書いたとおり、PCでデータ管理をしている以上は不可欠な存在だ。では、コピーとFAXはどうだろうか。最近では全般的に使用頻度が低下しているという。それでも、コピー機は必要不可欠だし、使用頻度が低くとも確保はしておかないと不安というオフィスが大半だろう。FAXは電子メールの普及に伴って使用頻度こそ減少しているが、未だに根強い需要がある。送信は久しくしていないが、レシーバーとしての役割は必要という人は多いことだろう。

　一方、限りあるオフィス空間を使用頻度の低いデバイスが占有するのは望ましくない。また、使用頻度が高いとしても、これらの出力デバイスが分散しているのは業務の効率化を阻害する要因となる。このような阻害要因の放置こそが、経営効率の低下につながり、ひいては企業風土の悪化や業績の悪化につながる可能性があることは、経営者であれば誰しも感覚的に持っているだろう。もし、上記の3台（もしくは2台）が、それぞれ別のデバイスであるならば、これらの機能を1つに集約した複合機を導入すべきである。

	設置性	価格	保守性	利便性	カラー印刷
モノクロ複合機	◎	○	◎	◎	×
カラー複合機	◎	▲	◎	◎	○
FAX、プリンタ、コピー併用	×	×	▲	○	-(個々のデバイスに依存)
モノクロレーザー+インクジェット	▲	○	▲	○	◎

　複合機を導入するメリットは様々にあるが、第一には設置面積に優れるという点が挙がるだろう。プリンタ、FAX、コピーがそれぞれ分かれている場合、いずれも重ね置きできる性質のものではなく、どうしても3台分の設置面積が必要となる。おまけにそれぞれが給紙、排紙トレイをニョキニョキと生やしているのだから、思った以上にオフィス空間に占める割合は大きい。ところが、複合機であれば、せいぜいレーザープリンタ程度の設置面積だけで済んでしまうのだ。しかも、1デバイスなので、導線の点でも都合が良く、導入に際しての煩わしさも最低限で済む。

　第二にはコスト面での有利さだ。これは実際に家電店なりで見てもらえばわかるが、三種のデバイスを購入するよりも、ずっと安価で購入できてしまう。プリンタの値段に数万円を上乗せするだけで、コピー、FAXが使用できるようになる。おまけに複合機であれば、コピーチャージは不要だ。ついでにいえば、大抵の複合機はスキャナ機能も備えているので、その分でもお買い得である。

　第三のメリットは、出力機器を一元管理できるという点だ。デバイス管理の面でも、情報管理の面でも効率的に行える。デバイス管理の面でいうと、サプライ品が多岐に渡らず、常に1種類だけを用意しておけば良い。

　また、用紙の補充についても複合機に補充しておけば、プリンタ、コピー、FAXの全てがまかなえる。情報管理の面では、複合機だけで完結することではないが、情報漏えいの問題が続出している昨今、電子データであれ、紙媒体であれ、情報の出入力はしっかりと管理する必要がある。

　そして、複数のデバイスよりも、1つのデバイスに管理を集約できた方が管理効率は良くなるとは言うまでも無いだろう。その重要性はメーカーも把握しており、昨今の複合機はハードウェア、ソフトウェアともに、セキュリティ機能を備えていることが多い。このため、導入し、付属のユーティリティを使用するだけで、きめ細かな情報管理が行えるのだ。