前回は、作成すべき台帳の中で、ライセンス台帳の作成方法と管理項目、ハードウェア台帳の管理項目について説明した。今回は、ハードウェア台帳の作成方法について詳述したい。

　ソフトウェア資産管理においてハードウェア台帳は、使用者やプレインストールPC、使用ソフトウェアの特定のために作成する必要があることは前回述べた。さらに、もう1つ必要な理由がある。それは「台数を確定すること」だ。

　筆者のこれまでの経験から、500台以上のPCを保有している企業で、実地調査の前に申告したPCの数と、現物調査後の数が一致したことは1度しかない。平均すれば、申告数の2割増しの台数が実地調査後に見つかっている。だがこれは、「管理責任部門が実地調査をした場合」という但し書きが入る。不思議なことに、ユーザー部門に現物調査を実施してもらう、いわゆる「自己申告」の場合は、現物と実地調査の結果は、ほとんど一致しているのだ。

　理由は、単純にユーザー部門の「手抜き調査」に他ならない。ユーザー部門は、ないものを「ない」といえば、なぜないのかを答えなければならない。また、ないはずのものが「あった」場合にもその理由を答えなければならない。ユーザー部門からすれば、ないものもあるものも、特に何ら不都合はなく、それならば、「台帳通り」としておいた方が手間はかからない。

　なぜこのようになるのかは簡単な話で、ユーザー部門の優先度の高い業務は他にあるということであり、それはすなわち、経営陣が現物調査の重要性を十分に理解させることをしていないということにつながる。そのため、筆者は、管理は管理部門が主体となってすべきであり、人的に難しい場合には、外部にアウトソースすべきであると述べてきた。

　いずれにせよ、2割以上の誤差があるのでは、ソフトウェア資産管理上はもちろんのこと、情報セキュリティ上も、好ましくないことは言うまでもない。

ハードウェア調査の目的を下表のとおりまとめた。

表1 ハードウェア調査の目的