生産性を落とす「衝動的な反応」とは？

　仕事を効率的に進めるための基本的な考え方は、タスクを1つ1つ確実にこなしていくことです。

　たとえば、30分で終わる仕事は予定通りに30分で終わらせる。1時間かかる仕事も、同じく予定通りに1時間で終える。この際、タスクの途中に休憩時間を確保しておくことで、タスクにかかる時間が多少増加しても、休憩用の時間で不足分を吸収可能となり、定時退社を実現することができます。

　この方法を確実に実践するためには、次の2つが必要です。


　当たり前と言えば当たり前のこの2つですが、これらがうまくいかず、仕事が予定通り進まないケースもままあるでしょう。

　単に時間の見積もりが甘いためタスクが終わらないならば、作業手順を見直して時間を短縮したり、作業の見積もり自体を正確な時間に修正したりすることで、次回以降予定が狂うことを減らすことができます。

　もし、タスクに集中できないで効率が上がらず、十分な作業時間を取っているのにタスクが終わらないという事態が生じているのであれば、集中できる環境が整っていないところに問題があると言えます。

　では、集中を妨げる要因とは一体何でしょうか。

　それは、取り組み中のタスク以外の些細な仕事です。電話が鳴れば出る。来客があれば対応する。上司や部下が話しかけてきたら対応する。さらにはメールの通知が来たら即座に返信する。このような、細々した雑事が集中を妨げます。

　しかし、実はこれらすべてに即時対応する必要はありません。

　私は些細な仕事に対する反応を「衝動的な反応」と呼んでいます。何らかの外部刺激によって、自分が行っていた作業が中断され、対応することでそれだけ時間がかかる。そして、また元の作業に戻るのにも時間が必要になります。たとえば、メールの返信を書いていたのに、電話対応をして内容を忘れてしまったとします。仕方なくメールを一から読み直し、再度返信を考える。作業中断によって、このような余計な時間がかかることは想像に難くありません。

　「衝動的な反応」は仕事のあらゆる場面に潜んでいます。これを完全にゼロにすることは難しいかもしれませんが、その発生回数は減らすことができます。日々の自分の行動を振り返り、衝動的に反応していないかを見直すことが重要です。

作業中の「電話対応」はどうすればいい？

　では、よく遭遇する「衝動的な反応」とその対策について考えてみましょう。

　まず、周囲の人が話しかけてくるケースです。この場合、即座に対応するか、後で対応するか判断します。今すぐ対応が必要な場合は、今の作業を中断し相手に向き合います。

　仕事の手を動かしながら相手の話を聞くというのは一見合理的なようにも感じますが、結果的に両方の質が落ちる可能性があるため非効率です。作業は適切な段階で一時停止し、再開しやすい状態を保つよう心掛けます。そして、相手の話をきちんと聞くことを優先しましょう。

　急いで対応する必要があるかどうか判断できない場合は、「それは急ぎの話ですか？」と尋ねるか、タスクの完了まで5分程度かかるならば「5分だけ待ってもらってもいいですか？」「5分後にこちらからお声がけします」と伝えても良いでしょう。

　ほかにも、急な電話対応などもあるかもしれません。電話の着信があると、すべての電話が鳴る。これも一般的なオフィス環境でよく見られるシーンです。しかし、現在のタスクに集中したいと感じている場合、「現在は○○の業務に集中しており、電話に出ることが難しい」と周囲に伝えて理解を求めることが大切です。


　もちろん、他人も自分の仕事に集中したいと思っていることは理解していますので、相手が忙しいときは自ら積極的に電話に出るようにします。自分だけでなく、職場の皆が集中したいときに集中できる環境を目指しましょう。

　集中できる環境づくりとして弊社の例を挙げますと、弊社は少人数で業務を遂行しているため、編集作業やWebサイトの構築など集中が必要な作業時には、ヘッドフォンで音楽を聞きながら作業したり、別の部屋で作業したりすることを許可しています。こうしたちょっとした工夫でも、社員の集中力を保つことができます。 【次ページ】スマホに気を取られない「対策」とは