千葉銀行、ICラベルで誤廃棄を防ぐ「文書管理システム」を導入

　金融機関では重要文書の厳正な管理が求められているが、その一環で、支店における重要文書の誤廃棄などの事務リスクを回避するために、重要文書を、支店から大規模な保存センターに移管して集中管理する傾向が強まっているという。しかし、大量の重要文書を正確かつ効率よく管理するには、バーコードによる管理には限界があり、ICラベルを利用するシステムに注目が集まっていた。

　千葉銀行が導入したトッパンフォームズの資産管理パッケージソフト「EasyCheckout/イージーチェックアウト」は、文書保管箱にICラベルを貼付し、その中に保管する書類を入れた封筒のバーコードとひも付けを行うことで、書類単位での個別管理をはじめ、データ構造上、文書保管箱と書類を親子の関係で管理することが可能になる。


　さらに今回、支店番号や台帳発行年度などの項目を追加するなど、金融機関向けにデータベースを再設計。また、ボタンの配置や表示文字の大きさなど、文書保存センターで作業するオペレーターに配慮したユーザーインターフェースを取り入れた。

　今回の導入により、棚卸し作業の負荷軽減、誤廃棄の防止、簡単かつ正確な証跡管理を実現。各営業店からの文書情報を登録する千葉銀行の上位システムとの連携機能や、保管箱と書類のひも付け管理を実現した。

　本システムの構成は以下の通り。


　トッパンフォームズでは、今回の納入実績をきっかけに地方銀行や信用金庫などの金融機関に対して販売活動を行い、2015年度に5億円の販売を目指す。