ビジネスプリンタを導入するときに重要なのは、最初にオフィスの印刷ニーズをしっかり整理しておくことだ。基本的なところでは、カラー印刷の必要性、日々の印刷枚数、オフィス内の設置スペースなどが挙げられる。さらに、FAXやスキャナのニーズがあるならば、複合機も視野に入るだろう。プリンタでも複合機でも、ネットワークインタフェースの搭載は必須だ。ビジネスプリンタは、オフィスのIT機器でも比較的長く使い続けるものなので、業務にマッチした製品を慎重に見極めたい。製品スペックの読み方を交えつつ、製品選択で押さえておきたいポイントを述べていこう。


　カラー印刷の仕組みにはいろいろなものがあるが、オフィス向けではレーザー方式（もしくはLED方式）が大半を占める。レーザー方式は、カラーやブラックのトナーを熱して用紙に定着させる仕組みで、コピー機と同じだ。個人向けのインクジェットプリンタと比較して、特に文字の印刷品質や、トータル的な印刷速度に優れている。

　レーザー方式のカラープリンタは、シアン（C）、マゼンタ（M）、イエロー（Y）、ブラック（KまたはBk）の4色トナーを使う。さらに、4色トナーを用紙にまとめて定着させる「タンデム方式（図1）」と、1色ずつ定着させる「4サイクル方式（図2）」に分かれる。

図1 4サイクル方式

図2 タンデム方式

　一般的な特徴としては、タンデム方式のメリットはカラー印刷が高速なことで、カラー印刷とモノクロ印刷の速度が同じである場合が多い。デメリットは、本体サイズが大きくなりがちな点（おもに底面積が大きくなる）と、価格が高価になりがちな点だ。なお、印刷速度の単位は「ppm」（page per minite）や「枚/秒」で示す。

　一方の4サイクル方式は、比較的低コストでモノクロ印刷が高速である点がメリットだ。カラー印刷は4色トナーを1色ずつ定着させるため、通常はモノクロ印刷の4分の1の速度となる。構造上、本体内部にトナーの回転機構が組み込まれるので、本体サイズの高さが大きくなる傾向がある。

　オフィスの設置スペースを除外して考えると、カラー印刷の速度を求めるならタンデム方式の製品、コストやモノクロ印刷の速度を重視するなら4サイクル方式の製品が適していると考えてよい。もちろん、タンデム方式でもモノクロ印刷が高速な製品や、4サイクル方式でもカラー印刷が高速な製品もある。

　また、トナーや感光ドラムといった消耗品を交換する際の、メンテナンス性もチェックしたい。メンテナンスは保守契約のケースも多いと思うが、トナーや感光ドラムを量販店などで購入して自力で交換すれば、保守コストを削減できる（プリンタ製品によっては、消耗品を量販店などで購入できない場合もある）。交換作業は素人でもそれほど難しくない。その際、プリンタ本体の前面または上面から、すべての作業を行えると扱いやすい。こうした製品は「フルフロントオペレーション」などと呼ばれる。

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