効率の悪い業務の前例踏襲はNG、PPAP対策「4つの課題」「3つの効果」とは？
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社外とのファイルの共有に、パスワード付きZIPファイルとパスワードをメールで送るPPAP。近年、添付ファイルからマルウェア感染が増加しており、政府や民間企業で脱PPAPの動きが広がっている。それでは、どのような方法でファイルを共有したらよいのか。PPAP対策製品の選び方を企業が抱えるさまざまな課題とともに、そもそもPPAP対策の目的は何かを考えていく。
（Photo/Shutterstock.com）
ビジネススピードが加速するに伴い期待される成果も増加
近年、ビジネススピードが一段と速まっている。業界によって変化のスピードが緩やかだったり、急激に加速していたりとさまざまではあるが、全体的にスピードが速まっていることは確かだろう。ビジネススピードは、市場の競争原理によって作られていく。これは、社会情勢や技術革新、競合企業が現れるなど、外部要因の急激な変化が関係する。
ビジネススピードが加速すると、期待される成果も増える。5年前の社会において60分でできたことと、今の社会において60分でできることは、果たして同一の成果だろうか。今の社会のほうが、5年前の60分でできたことよりも多くの成果を暗黙のうちに期待されているのではないか。
ビジネススピードが速まると、その速まったスピードを前提として次の競争が行われていく。社会が期待する一成果あたりにかけられる時間はどんどん減っていく。効率化しているのに、なぜか時間が足りない。一方で、非生産的で、人手がかかっている作業は、アナログに頼ったままではなかなか効率化ができない。
昔から続く作業効率の悪い業務の筆頭がPPAP（メールでパスワード付きのZIPファイルを送り、別メールでパスワードを後送する）を介したファイルのやり取りだろう。本業に集中できる環境や時間を手に入れる第一歩として、「脱PPAP」を始めることもできる。
一方、脱PPAPを本格的に検討しても、「自社にとってベストな対策がわからない」「製品が多くて選ぶのが難しい」といった課題に直面するケースもある。
以下では、PPAP対策「4つの課題」とPPAP対策に成功した企業が得た「3つの効果」、製品の選び方のポイントを紹介する。
ビジネススピードが加速すると、期待される成果も増える。5年前の社会において60分でできたことと、今の社会において60分でできることは、果たして同一の成果だろうか。今の社会のほうが、5年前の60分でできたことよりも多くの成果を暗黙のうちに期待されているのではないか。
ビジネススピードが速まると、その速まったスピードを前提として次の競争が行われていく。社会が期待する一成果あたりにかけられる時間はどんどん減っていく。効率化しているのに、なぜか時間が足りない。一方で、非生産的で、人手がかかっている作業は、アナログに頼ったままではなかなか効率化ができない。
昔から続く作業効率の悪い業務の筆頭がPPAP（メールでパスワード付きのZIPファイルを送り、別メールでパスワードを後送する）を介したファイルのやり取りだろう。本業に集中できる環境や時間を手に入れる第一歩として、「脱PPAP」を始めることもできる。
一方、脱PPAPを本格的に検討しても、「自社にとってベストな対策がわからない」「製品が多くて選ぶのが難しい」といった課題に直面するケースもある。
以下では、PPAP対策「4つの課題」とPPAP対策に成功した企業が得た「3つの効果」、製品の選び方のポイントを紹介する。
この記事の続き ＞＞
・PPAP対策が必要・不要な企業とは
・PPAP対策4つの課題
・PPAPの目的や期待していた効果とは
・PPAP対策に成功した企業が得た3つの効果
・PPAP対策が必要・不要な企業とは
・PPAP対策4つの課題
・PPAPの目的や期待していた効果とは
・PPAP対策に成功した企業が得た3つの効果
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