同社は社内に「クオリティー」というシステム開発事業部を持っており、ここではタクシー会社やゴルフ場向けの管理システムを開発・販売している。同事業部では今年7月、「Windows Small Business Server 2003」と「Group Boardワークスペース」（以下グループボード）を導入し、情報とスケジュールの共有を実現。神田株式会社の代表取締役専務であり、クオリティー事業を総括する谷吉将氏は「『社員の動く時間＝お金』という意識が生まれたことで、経営上の“打ち手”も立てやすくなりました」と語る。


社員が増えたことで情報共有の 必要性を痛感

　事業の伸びと共に、事業部の人員も少しずつ増え始めた。現在は谷氏のほか、開発、営業で各4名の合計9名のスタッフがいる。

　だが少人数ではあるものの、人数が増えてくると、誰がどこで何をしているのか、だんだんと分かりにくくなってきた。営業職は基本的に外回り業務が中心であり、開発職も顧客のサポートのため外出していることが多い。そのため、社内での情報共有の必要性が痛感されるようになった。

　谷氏自身、「社長から事業部に電話がかかってきて、『専務はどこへ行った？』と聞かれても誰も答えられなくて困っていました。ですので、直接のきっかけは私かもしれません」と笑いながら語る。

　そこで社内の情報共有促進のため、グループウェアの導入を決定。各グループウェア製品を検討した結果、最終的にWindows SB Server 2003とグループボードの組み合わせを選択した。スケジュール共有や掲示板、施設予約など必要となる機能はすべて網羅されており、直感的に分かりやすいインターフェイスを備えていたためだ。

　また選択理由には、「Windows SB Server 2003に対する技術知識を高めたい」という意図もあった。クオリティー事業部が開発・販売しているタクシー会社・ゴルフ場システムは、先述したようにWindows Server＋SQL Server上のアーキテクチャだが、クライアント数の少ない顧客企業にはWindows SB Server 2003によるシステム構成を勧めているという。そのため、自社自身でWindows SB Server 2003に精通する必要もあったそうだ。


Windows SB Server 2003とGroup Boardにより無駄な時間を解消

　こうして今年7月、Windows SB Server 2003とグループボードのシステムが稼働を開始。情報共有に利用しているのは、グループボードのスケジュール、行き先掲示板、設備予約、ToDoの各機能だ。

　システム開発部長の山津一也氏は「パソコンさえ立ち上がっていれば、ホワイトボードを使うよりも簡単に予定を書き込めます」という。


メンバーのスケジュールを日・週・月単位で一覧できる。これを見れば、いつ会議を行えるかということも一目で分かる


全員のスケジュールとToDoが見られるようになったことで、予定だけでなく取り組んでいる案件の内容まで一目で分かるようになった。これにより、仕事の割り振りもスムーズになった。


メンバー各員がこなさなければいけない仕事は、細かなものも含めてToDoにアップ。これにより、仕事をスムーズに割り振ることができる


　設備予約機能は、会議室やプロジェクタ、社用車を管理するために使っている。これらの機能を使うことで、「無駄な時間を減らすことができました」と谷氏は語る。

　「これまでも全員が自分のスケジュールを提出してはいましたが、予定は常に変更になるものですから、現在どうなっているのか見えない部分がありました。そのため、会議をするにしても、いちいち全員に確認しなければならなかったのです。しかしグループボードを使うことで、会議をいつ行うかもすぐに決められるようになり、無駄な時間がなくなりました。これは全員が実感していると思います」（谷氏）