【物語で理解】Office 365やSkypeを導入しても、なぜ出張は減らないのか？

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【物語で理解】Office 365やSkypeを導入しても、なぜ出張は減らないのか？

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2018/03/30 掲載

【物語で理解】Office 365やSkypeを導入しても、なぜ出張は減らないのか？

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グローバルに複数の拠点を持ち、国内にもいくつかの工場を持つ中堅の精密機械メーカーのA社。アジアを中心にグローバル展開をさらに加速するため、一昨年は海外の部品メーカーを買収した。その結果、社員同士の意思疎通に齟齬が生じたり、国内外での出張が急増。そこで情報共有・コミュニケーションの共通基盤としてOffice 365を導入した。コミュニケーションは活発化した一方で、いざフタを開けてみると、それでも出張の数は減らなかったのである。

アジアへの進出が「働き方改革」を阻害する要因になっていた

グローバル化でマネージャの出張回数が増加

　国内外に複数の拠点を持つA社にとって、社員間の情報共有とコミュニケーションは非常に重要だ。特に一昨年、海外の部品メーカーを買収してからは、国内・海外の社員間で、情報共有・コミュニケーションが十分にとれないという課題を抱えていた。そこで同社が導入したのが、マイクロソフトのOffice 365だ。

　Office 365は、世界中の企業が活用しているクラウドサービスだ。WordやExcelなどのビジネスアプリケーションだけでなく、情報共有・コミュニケーション機能が充実しているのが特徴である。

　たとえば、Outlookを活用すれば、メールはもちろんスケジュールの共有や会議室の予約もできる。SharePointを使えば社内ポータルで情報を共有したり、Office文書をシェアしたりすることも可能だ。さらに、Skype for Businessを使えば、社員同士でのメッセージのやりとりや音声/ビデオ通話もできる。

　これだけ機能が充実していれば、時間・場所を問わず情報共有・コミュニケーションが可能となるだろう。特にSkype for Businessを活用すれば、現在、コスト的にも時間的にも大きい負担になっている海外出張も不要になる。そう考えたA社だったが、現実は甘くはなかった。社員同士のコミュニケーションは確かに活発になったが、国内外への出張、特に役員クラスの出張は、以前とそれほど変わらなかったのである。