「100年先」を見据えた物理的資産のデジタル化に、なぜ「PDF」を活用すべきなのか
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1992年に誕生し、2017年で25年を迎えるPDF。このPDFは、電子文書交換の国際規格ISO32000に準拠し、長期保管、エンジニアリング、印刷用など、特定の目的に対応した規格にも適合している。PDFはいまや誰もが利用できる信頼性に優れたファイル形式として文書のデジタル化に欠かせないものだが、まだまだ知られていないことも多い。デジタル変革を目指して業務効率化を考える企業は、あらためてPDFの使い方を見直してみよう。
物理的資産の「文書」をデジタル化せよ
調査会社のIDCによれば、営業、人事、調達などの部門リーダーは、デジタル化されていない文書の問題を解決することで、36%の収益向上、30%のコスト削減、23%の事業／コンプライアンス上のリスク軽減が実現できると推測している。にもかかわらず、日本企業ではまだまだこれが進んでいない。IDCによる同様の調査では、日本企業の約80％が紙ベースで業務を行っているというデータもある。
文書のデジタル化は、印刷コスト削減や省スペース化といったメリット以上に、データの情報共有や優れた検索性による「業務効率化の実現」に大きく寄与する。デジタル化されたデータを活用することで、業務を進める際のワークフローやコミュニケーションはスムーズになるはずである。
そこで注目したいのが、「PDF」を活用した文書のデジタル化である。
PDFは、企業や公的機関が利用する電子文書交換の共通フォーマットとして広く認知されている。環境に依存せず、PCやスマートフォン、タブレットなどのマルチデバイス、マルチOS、マルチ言語で共通の文書を閲覧できるため、その汎用性は高い。
しかし、PDFによる文書のデジタル化には注意点もある。それは、PDF化された文書が開けなくなるリスクを考慮しなければいけないということだ。
PDFは作成元のファイルや、オーディオ、ビデオ、レイヤー、メタデー夕、暗号化、電子署名など、複雑な情報をまとめて格納できる「情報コンテナ」であるが、その複雑な構造ゆえにファイルの破損をはじめ、さまざまな原因で開けなくなる場合がある。
PDFを作成できるさまざまなソフトが市販されているが、ISOの規格に部分的にしか準拠していない製品も多く、そのぶん文書が開けなくなるリスクも高くなる。こうしたソフトでPDF化された文書を、確実に閲覧できるだろうか？ その保証はどこにもないのである。
官公庁、金融機関、大手建設業が「PDF管理」にこだわるワケ
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