悩み付きまとう「タクシーの領収書」問題、関係者全員の煩わしさを解消する方法
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タクシーはビジネスパーソンの移動手段として広く定着しているが、利用に伴い社内のさまざまなところで課題が生じているのも事実だ。紙の領収書をなくさないように保管し、用紙に貼り付けて経費精算する手間は多くのビジネスパーソンが痛感しているだろう。また、領収書が大量に提出される中、不正な領収書での経費精算は防止する必要があるなど、管理者視点でも悩みは尽きない。だが、現場の従業員からバックオフィスまで関係者ら全員がこうした課題から解放される方法がある。
（Photo/Getty Images）
誰もが悩む、業務中のタクシー利用の煩わしさ
コロナ禍で移動が減ったとはいえ、ビジネスパーソンの交通手段としてタクシーは欠かせない存在である。維持費のかかる社用車の代わりにタクシー利用を増やす企業もあるだろう。普段多くの人が何気なく利用しているタクシーであるが、掘り下げてみると、そこには従業員、管理者、バックオフィス部門の視点でさまざまな業務課題が内在している。たとえば従業員視点では「今すぐ乗りたいのになかなかタクシーがつかまらない」「決済手段が限られていて降車に時間がかかってしまう」などといった課題が挙げられる。急ぎたいときに利用することが多いタクシーにおいて、これらの課題が原因で余計な時間がかかってしまっては、大事な用件に遅れてしまうことも考えられる。
また、管理者やバックオフィスの視点では、「毎月の経費精算に時間がかかってしまう」「タクシーが適切に利用されているか把握できない」という課題が挙げられる。たとえ小さな経費精算作業でも、従業員の多い大企業ではそれが積み重なり、かなりの工数が割かれてしまう。ましてや従業員1人ひとりが適切にタクシーを利用しているかを管理することは現実的に不可能だ。
業務の中でタクシーが欠かせない移動手段であることは疑いがないが、メリットの反面、解決すべき課題が存在することも事実だ。タクシー利用時の支払いや経費精算のように「些細ではあるが煩わしい作業」は、心理的な意味でも想像以上に従業員に負担を与えるものだ。従業員、管理者、経理部門、タクシー利用に関する関係者ら全員の業務工数を大幅に改善するにはどのような方法があるだろうか。
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