「ハンコ出社」はもううんざり…知っておきたい“電子請求書”サービスの選び方
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働き方改革やデジタルトランスフォーメーションの潮流にコロナ禍が加わり、国を挙げて加速する「脱・紙」「脱・ハンコ」。しかし、まだまだ請求書業務のために出社せざるを得ない担当者は少なくない。抜本的な電子化によって効率化を図り、経理・財務部門のDXを実現するためには、どのような手段が考えられるのか。今回は電子化にまつわる課題、今後主流になると考えられるソリューションの方向性を紹介する。
（Photo/Getty Images）
請求書のデジタル化を後押しする環境と制度の動向
業務効率化や生産性向上を実現しようとする中で、多くの実務担当者が悩んでいるのが紙の書類や帳票である。テレワークが広がり始めたことで「脱・紙」「脱・ハンコ」の重要性に改めて気づかされた方も多いのではないだろうか。中でも「脱・紙」「脱・ハンコ」が進まない業務が、請求書関連の業務だ。
請求書を発行する実務担当者にとっては、取引先個別での作成・印刷・発送に手間がかかってしまったり、社印の押印のために手続きや出社が必要になってしまう。一方で管理職の立場では、コストのほかに、発行作業が属人化してしまっていることや、部下が単純作業に時間を追われて月末・月初の残業が常態化していることが課題になりやすい。
では反対に、請求書を受領する企業はどうだろうか。実務担当者の目線では、想定している期日や内容で請求書が届かないことや、承認を回すごとに担当者や承認者の押印が必要になること、ファイリングの手間などが課題だ。管理者目線では、会計システムへの入力作業や承認作業のために出社を必要とすることが、テレワークを阻害する原因となり問題視されている。
そこで近年では、請求書のデジタル化に向けて、環境と制度が急速に整備されようとしている。
国としても電子帳簿保存法の改正、インボイス制度の施行など、帳票のデジタル化、特に「請求書のデジタル化」を急ピッチで進めている。それに伴い、請求書関連のITソリューションもさまざまな機能を持つものが登場している。では今後、ソリューションを選ぶ際には、どのような視点を持つべきだろうか。
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