テレワークの“リバウンド”が発生中、「紙とハンコ」の壁を超える方法は？
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コロナ禍でテレワークに移行した企業は多いが、緊急事態宣言解除後に通常勤務へ戻す＝リバウンド状態を迎える企業もある。その背景には紙や押印業務をはじめとしたアナログ業務の課題がある。では、「紙とハンコ」文化を廃し、承認フローやコミュニケーションを効率化する業務のデジタル化を、いかにスピーディに実現したらよいだろうか。ニューノーマル時代のデジタル化のポイントを探った。
（Photo/Getty Images）
テレワークを阻む「紙」「コミュニケーション」の壁
新型コロナウイルスの影響により、テレワークに取り組む企業は増えている。感染対策として、部門単位、全社単位のテレワークを実施したという企業は97％、週に複数回出社したと回答した企業は70％にのぼるという調査結果もある。このように、テレワークへの移行は喫緊の課題であるものの、導入、移行には課題があるのも事実だ。実際に、緊急事態宣言解除後には、テレワークの「リバウンド」とも呼べる状況が発生した。従来の通勤を前提にした働き方に戻る傾向は、中堅中小企業に顕著に見られる。
なぜ、企業はテレワークを断念せざるを得ないのだろうか。テレワーク状況下での課題として挙げられるのが、「セキュリティ」「社内インフラ整備」「社内体制不足」などのポイントだ。
特に、テレワークを阻むポイントとして挙げられるのが「紙ベースの業務フロー」「メンバーとのコミュニケーション不足」といった課題だ。
前者は、契約書への押印や業務文書のFAXでのやり取り、また社内稟議などの業務など、紙をベースにした業務フローとなっており、「ハンコを押す」ために出社を余儀なくされるケースだ。
後者は、評価や業務の進捗管理などがテレワークによって見えにくくなるため、円滑に行えない課題だ。
これらの課題に対する解決策は「業務のデジタル化」に尽きる。すなわち、「紙での申請→承認と印鑑→紙からPCへの入力」というアナログな業務フローを、「Web画面上での申請、承認、入力」というようにデジタル化するのである。
そして、社内で営まれていたオフラインのコミュニケーションからオンラインでのコミュニケーションが可能な環境を実現していくのだ。では、具体的にどのように業務のデジタル化を進めたらよいだろうか。
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・差し戻し、二重入力のムダを排除する方法
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