【事例】年2500時間の“ムダExcel”から脱却せよ！「出張精算」に悩んだ経理の決断
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ファイナンス分野を中心に、会計・税務、財務に関する専門性の高いコンサルティングサービスを提供する東京共同会計事務所。同事務所は仕事柄、所員の出張が多く、経費精算やチケット手配などの事務処理に課題を抱えていた。また、それらの処理をExcel中心で行っていたため、経費精算も煩雑で担当者に大きな負担がかかっていたという。そこで業務プロセスの見直しに踏み切ることになった。同事務所がたどり着いた効率的な経費精算プロセスとは？
アドミニストレーション部
経理チーム チームリーダー 花村氏
月20件以上の出張。のしかかる経費精算で感じたExcelの限界……
東京共同会計事務所は1993年の設立以来、ファイナンス分野を中心に、会計・税務、財務に関する専門性の高いコンサルティングサービスを提供してきた。同事務所は、一般的な会計事務だけでなく、特別目的会社（SPC：Special Purpose Company）を活用した資産証券化のビジネスも業務の柱の1つである。これまでに、国内のパイオニアとして専門チームを組織化し、約7000社もの実績を積んできた。これらの業務のほか、特にM&A、地方再生、事業承継などのコンサルティングサービスやSPC案件において、全国への出張が多く、所員が各地を駆け巡ることは日常茶飯事であった。
「たとえば30名ほどのコンサルティングサービスの部門では、国内の出張が月平均で約20件、海外の長期出張も5件以上あります。またSPCファイナンス関連サービスの部門でも太陽光発電関連の案件を多く扱っているため、現地調査のための出張もあります」と語るのは、東京共同会計事務所の花村氏だ。
そのような状況で、特に大きな課題になっていたのが出張の経費精算だ。
これまで同事務所では、経費精算の処理をExcel中心に回していた。手作業で行うデータ入力では、ミスの発生や、増え続ける出張精算への対応に苦慮していたのだ。抜本的に経理・会計システムを刷新し、パッケージソフトを組み込んで、効率の良い経理精算を進めたいという思いがあったそうだ。
「経費精算から会計システムまでに余分な作業が年間で2500時間にも上っていました。Excelでの余分な業務が発生していたため、Excelの経費データを整えて、そのあとの会計システムにデータを打ち込むのに多くの時間と手間がかかっていたのです。上流でチェックした後は、会計システムへと一気通貫で流れるようにしたいと考えていました」（花村氏）
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