古いファイル共有サービスではなぜ「コラボレーション」できないのか

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古いファイル共有サービスではなぜ「コラボレーション」できないのか

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2018/08/03 掲載

古いファイル共有サービスではなぜ「コラボレーション」できないのか

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外部企業を含めた多くの関係者との連携、協業がビジネステーマとなって久しい。社内外に安全、かつ容易に情報やファイルをやり取りする手段に焦点が当てられ、クラウドストレージやファイル転送サービスなどが普及している。しかし、従来型のファイル共有ツールはあくまでも1対1でのやり取りが前提で、ファイルをただ送付すればよいというものだった。そのため、ファイルに対して赤字を入れたり、それを複数の人に配布する、あるいはそれを管理するといった「コラボレーション」ツールとしては不十分なケースも少なくなかった。しかし今、企業向けのファイル共有は新時代に突入している。

古いファイル共有サービスでは真のコラボレーションを実現できない理由がある

（©takasu - Fotolia）

　企業が新たな価値を生み出していくために、コミュニケーションやコラボレーションの活性化は不可欠で、そのためのファイルやデータの効率的な共有、利活用は大きなテーマだ。

　これまでのように、「1対1」でのファイルのやり取りだけでなく、社内外の多くの関係者への情報提供などのように「1対n」の関係で情報をやり取りするケースが増えている。しかし、複数ユーザーに対するファイル共有というのが、現状の仕組みの中で限界を迎えているのも事実だ。

　メールはオープンで自由な仕組みであるものの、ファイル添付によるデータの共有は、容量や安全性の面から不向きであるし、大量のメールに紛れ「届いたメールを見落とした」「どのメールにファイルが添付されているかわからない」というケースもある。

　一方で、すでに何らかのオンラインストレージやファイル転送サービスなどのサービスを利用している企業も、利用しているうちに不都合を感じ、サービスの刷新を検討しているケースも多い。こうしたことが起きるのはなぜか？　

　それは、既存の業務アプリケーションやサービスとの組み合わせを十分に考えられていないためだ。たとえばクラウドストレージひとつの例をとっても、オンプレで行っていたファイル共有を単にクラウドに乗せるような方法では、コスト削減こそできるだろうが、新たな価値を生むことは難しい。

　ファイル共有ツール導入においてはファイル共有が「便利になった」「安全になった」「コストを削減できた」という要素ももちろん重要だ。だが、それに加えて既存のアプリケーションと連携し、業務にさらなる付加価値を付け、直接的に成果につながる「ファイル共有」を考えることこそが、他社より一歩先に行くきっかけになるのではないだろうか？

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