「大幅にやり方を変えたくない」…ワークフロー改善、現場の抵抗にどうケリをつけるか
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従業員の生産性向上や、モバイルを活用したワークスタイル変革など、働き方改革に取り組む企業が増えている。時間と場所に縛られない働き方を実現するために、カギを握ることの一つが、ワークフローシステムの改善だ。これまでも業務改善、改革のテーマとしてたびたび取り上げられてきた「古くて新しい」主題だが、ワークフローの改善を阻む課題はどこにあり、どうやって解決すればよいかを紹介する。
ワークフローは会社の「血管」、改善は待ったなしの状況に
経費精算や稟議決裁などに代表されるワークフローは、会社という体内における血管のようなものだ。血流がスムーズでないと、ビジネスはスムーズに進んでいかない。しかし、業務に不可欠な仕組みにも関わらず、未だにExcelで作成して紙で出力したり、一部の帳票だけ基幹システムに登録したりなど、ツギハギでシステム化されているのが多くの企業の現状だ。ワークフローシステムの改善が思ったように進まない代表的な理由に、「ワークフローを改善したいものの、今までの業務のやり方も変えたくない」という現場の抵抗が挙げられる。しかし、昨今の働き方改革などの流れにより、業務のムダをなくし、ビジネスのスピードアップを図ることや、コンプライアンス対応により、申請、決済の証跡を残すことでワークフローの「曖昧さ」を排除しようという流れは加速している。ワークフロー改善は“待ったなし”の状況なのだ。
「古くて新しい」テーマにケリをつける
ツール選びの難しさも、ワークフロー改善が進まない理由の1つだ。これまでグループウェアなどに付属する簡易的なワークフロー機能を用いて申請業務を行ってきたという企業も多いだろう。しかし、ワークフローは業種・業態によって千差万別であることが普通だ。簡易的なツールでは機能が限定されており、複雑な承認ルートの設計など企業独自のカスタマイズに対応できない。もちろん、基幹システムと連携して、マスター情報から情報を抽出し、帳票作成、申請までをワンストップで行うといった高度な設計への対応も難しい。
また、「帳票レイアウト」への対応というのも大きなポイントだ。Officeソフトなどで作成された従来の紙の帳票レイアウトに柔軟に対応できないと、「使い勝手の悪さ」から、現場にツールが浸透していかないことにつながる。前述した「今までのやり方を大きく変えたくない」現場からも不評となる。
こうしたさまざまな理由で、直接的な利益を生まないワークフロー改善への投資は後回しにされがちだった。しかし、そのまま放置していては、ビジネスの血流は滞り、やがて致命的な競争力の低下を招いてしまう。業務改革が話題になるたび取り上げられてきた「古くて新しい」ワークフロー改善だが、そろそろケリをつけるときではないだろうか。
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