「電子契約ツール」を導入したのに業務量が増えた？ 契約業務のDXに立ちふさがる壁とは
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コロナ禍に伴うリモートワークへの移行をきっかけに、ペーパーレス化を進める企業が多い。その一方で、紙の業務からの脱却がなかなか進まないのが「契約業務」の領域だ。契約書を管理する総務・法務部門の負担を減らすため、電子契約などのリーガルテックツールを導入する企業も増えてきたが、業務効率化を実現できたという企業は少ない。なぜ、ツールを導入しても業務が改善されないのか。ここでは、契約業務のボトルネックになるポイントを紹介しつつ、解決策を解説する。
（Photo/Getty Images）
契約業務でペーパーレス化が進まない理由とは
複雑かつ工数の多い契約業務は担当部門にとって大きな負荷になるだけでなく、ビジネスの成長を妨げる要因になりかねない。また、あまり知られていないが、企業の契約業務を担う専任の法務担当者を設置できる企業は少なく、ほとんどの場合、事業部門の人間が契約業務を担当することが多い。不慣れかつ複雑な契約業務は担当者にとっては大きな負担だ。こうした背景から、契約業務のDXを推し進め、業務効率化を図りたいというニーズが高まっている。実際に電子契約の「導入検討状況」についての調査結果を見ると、導入済みと回答した企業が約3割に達しているほか、「興味あり」と回答した企業を含めると、約6割が電子契約ツールの導入に前向きのようだ。
この結果だけを見ると、契約業務の電子化が順調に進んでいるかのように思えるが、実態は異なる。「取り扱っている契約書の形式」に関するアンケート調査の結果によると、「扱っている書類の形式は紙」との回答が8割を超えており、電子契約ツールが普及する一方で、紙の契約書を用いた契約締結が根強く残っていることが分かる。これは、契約業務には必ず契約相手が存在し、自社が電子契約を導入していても、相手の要望により紙の締結を選択せざるを得ない場合があるからだ。
このように電子契約を用いたデジタルの業務と、アナログの業務が混在している状況は、契約業務をさらに複雑にしており、業務効率化のために導入したツールが担当者の負荷を増やす結果につながってしまう場合も多い。では、契約業務を効率化するには、何をどのように変えれば良いのだろうか。
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・「アナログ」と「デジタル」の業務の混在が引き起こす3つの課題
・契約業務にかかる時間を10分の1に？何を変えたのか
・企業事例を交えて解説、契約業務のDXがもたらすインパクト
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