そもそもExcelを使った「契約書の管理」がヤバい？ よくある契約書トラブルまとめ
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企業にとって契約行為は経済活動を行う際に重要な役割を果たすものであり、そのため締結前の内容の入念な確認とともに、締結後の契約書の適切な管理が不可欠になる。しかし、膨大な契約書管理はどうしても煩雑になりやすく、それが契約違反や更新ミスにつながり企業が損害を被るケースもある。どうすれば契約管理の負担を軽減できるのだろうか。
（Photo/Getty Images）
契約書管理の不備がもたらすデメリット
そもそも、なぜ契約書の管理が重要なのか。それは、契約書管理の不備などにより、契約書上の義務違反があった場合には、予期せぬ契約の解除や不要な支払いの請求、最悪の場合、損害賠償の請求などに発展してしまう可能性があるからだ。そのため、企業にとって契約書の管理は重要な業務の1つと言えるのだ。1つの契約書でも締結前と締結後でそれぞれ確認すべきポイントも異なる。たとえば、締結前の管理では、契約書の詳細を理解した上で、内容に不備がないか、あいまいな条件はないか、不利な条件になっていないかなど、専門家を交えての入念なチェック作業が必須となる。
締結後の管理では、契約の開始日や終了日、更新の有無や更新期限などを把握して適切に管理することが求められる。更新が必要な契約は更新期限前に更新し、更新が不要なものは自動更新の有無を確認した上で、契約内容に則った方法で契約を解除しなければならない。
しかし、近年企業が結んでいる契約書の数は増大する傾向があり、人の手による確認作業には限界があるのが現状だ。また、契約書の確認では、法務部・総務部・人事部・営業部など、複数の部署の確認が必要となるが、複数部署間で契約内容を共有・確認することは簡単なことではない。このように契約書の管理にはいくつかの課題があるが、なかなか解決されず、人員をかけてなんとか処理している企業がほとんどなのだ。これは、継続的な業務内容とは言えず、ミスも起こりやすいはずだ。
ここからは、契約書管理に潜んでいるリスクを軽減し、適切かつ効率的に契約書を管理する方法について解説していく。
この記事の続き ＞＞
・1つの契約書の確認に「複数部署へ連絡」、しんどすぎる契約書管理の実態
・契約期限「4割が忘れたまま更新」？ よくある契約書トラブルまとめ
・そもそもExcelを使った契約書管理がヤバい理由
・国内某小売業の業務改革の事例
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