どのように「ハンコ出社」を解消するか？ 契約業務をオンラインで完結させる方法とは
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ペーパーレス化やリモートワークの推進などを目的に電子契約の導入が進んでいる。しかし、取引先の事情もあり、全てを電子化するのは難しいのが実情だ。その結果、紙と電子の契約書の二重管理が必要となり、管理体制が複雑になるほか、押印のためだけに出社するといった事態も見られる。脱ハンコを実現し、「ハンコ出社」をなくすとともに、紙と電子の契約書を一元管理する方法を考える。
（Photo/Getty Images）
電子契約の導入企業でさえ解消できない「ハンコ出社」
コロナ禍を機にリモートワークが急速に普及したにもかかわらず、契約書などの書類に印鑑を押すためだけに出社する「ハンコ出社」がなくならない。Sansanが行った調査では71.9％もの人がハンコ出社の経験があり、そのうち68.6％がリモートワークに対応している企業であった。リモートワークという働き方が可能になったにもかかわらず、アナログな押印作業が残っているため、出社が必要な状態が続いている。働き方の多様化や電子帳簿保存法の改正などによって、契約業務のデジタル化を推進する動きは加速している。ある調査によると電子契約を導入している企業は27.9％で、検討中も含めると約60％もの企業が電子契約に対して前向きだということがわかった。
ところが、この結果に反して80％以上もの企業が紙の契約書でも契約を行っている。紙の契約書でなければ締結できない取引先があるためだ。こうした商習慣が残っていることにより、電子契約を導入した企業でさえも、いまだにハンコ出社をなくせないでいる。では、どうすれば、脱ハンコを実現できるのか。契約業務のデジタル化におけるさまざまな課題を整理し、それらを乗り越える方法を解説しよう。
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・脱ハンコを実現するために越えなくてはならない2つのハードル
・契約書に関する業務の時間を大幅に短縮。内部統制も強化を
・契約における「ハンコ出社」をなくす体制とは？
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