年65時間・3年で6,300万円の削減、数字で見る「ペーパーレス」の本当の効果
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新型コロナウイルス感染防止の観点からリモートワークを導入する企業は増加している。その際に重要課題となるのが、情報資産や書類のデジタル化と、紙に依存しない認証プロセスの確立だ。従業員がmacOS、Windows、iOS、Androidなど、どのOS環境にいてもストレスなく文書にアクセスし、作業できる環境を構築しなければならない。では、そのような環境を構築した場合、現行のビジネスにどの位のインパクトを与えるのだろうか。ここでは、デジタル化によるビジネスの効率化と費用削減の効果について考察する。
（Photo/Getty Images）
ペーパーレス化による定量的なメリットとは
まずは、文書のデジタル化が実現していない企業での業務プロセスを振り返ってみよう。多くの企業ではPCで作成した文書をPDF化してプリントアウトし、紙による“手動”のプロセスで文書管理を行っている。紙による文書管理は検索や編集、複数人によるコラボレーション作業が難しい。特に署名が必要な文書は印刷して相手に送付するといったプロセスを経る必要があった。
言うまでもないが、こうした一連のプロセスは、デジタル化によって一気に解消できる。これまでさまざまな場所に保存されている文書を探したり、紛失した場合に文書を再作成したりする時間がゼロになり、一気に作業効率が向上する。さらに、モバイルデバイスで文書にアクセスすることも可能なので、あらゆる場所で作業をすることができる。
さらにデジタル化による文書管理は、セキュリティやコンプライアンスの面からも優位性がある。たとえば、電子文書のオープンスタンダードであるアドビのPDFは改ざん防止や変更履歴の追跡などの機能が備わっているため、内部監査やセキュリティレポートの生成にかかる時間と労力を大きく削減できる。
では実際にPDFを活用することで、従業員はどのくらいの作業効率化を実現し、経費が削減できるのか。詳細は以下の資料で確かめてみてほしい。
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