会議だけで「週8時間」が消える衝撃 超シンプルにできる会議のムダ撲滅法
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働き方改革の中身は、企業によって異なる。しかし、すべての企業が今すぐ取り組める改革もある。それが「会議の改革」だ。実際に、ムダな会議にうんざりしている人は多いだろう。会議の進め方、スタイルを変えることで、その生産性を大きく向上できる。では、具体的にどのように会議を変革すればよいのだろうか。ここでは、とてもシンプルで、非常に効果の高い方法を紹介しよう。
（©metamorworks - Fotolia）
1週間で平均10回、合計8時間以上もの会議をしている
いまや、日本中の企業が「働き方改革」に邁進しているといっても過言ではない。しかし、すべての企業がサテライトオフィスを持てるわけではないし、在宅勤務を実現できるわけでもない。その具体的な取り組みは、企業によってさまざまだ。しかし、すべての企業がいますぐ着手できる取り組みもある。それが「会議」の改革だ。会議の多寡や開催方法の違いはあっても、会議をしない企業は、まず存在しないからだ。
日本も含めたグローバルでのとある調査によると、従業員が週に参加する会議の平均回数は約10回、1回あたりの平均時間は約50分だという。週の労働時間は5営業日×8時間勤務とすると40時間だが、そのうちの約20％、実に8時間以上もの時間が会議に費やされている計算になる。
しかし、その中身にはかなりムダが多い。たとえば前述の調査によれば、会議に必要な機器の準備に約10％の時間が費やされているという。現実に、プロジェクタへの接続やプレゼンターの交代に手間取って、会議がなかなか始まらない、もしくは中断してしまった経験は誰にでもあるだろう。こうした機器の準備・操作にかかる時間を削減することは、重要な取り組みの1つだ。
サッと集まりサッと解散する「ハドルスペース」の拡充
もう1つ重要な取り組みは、「ハドルスペース」の拡充だ。ハドルスペースとは、会議室のような改まった場所ではなく、社内に作られたちょっとした打合せのエリアのことだ。そして、ハドルスペースを活用してサッと集まり、短時間で打合せをしてサッと解散する会議を「ハドル会議」と呼ぶ。経営会議のような中長期のテーマを議論するのには向かないが、現場スタッフのスケジュール確認や情報共有、アイデア提供などに向いているとされ、生産性の高い会議スタイルとして注目されている。
では、ハドルスペースを有効活用し、機器準備のムダをなくして会議の生産性を高めるには、具体的にどのような方法があるのだろうか。
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