【事例：時事通信社】出張中でも「スマホで内線」できる環境を実現　デジタル変革の布石に

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時事通信社は、国内外のさまざまなニュースを配信しているメディア企業だ。情報の速さと正確さが最も重視される同社では、これまで使っていたPBXシステムの更改に合わせてモバイルワーク環境の刷新を決断。クラウド型PBXの活用により、社内外で内線が利用できるスマートフォンを導入して、場所を問わず効率的に仕事ができる環境を実現した。

社外では個人スマホを利用し、通話料は経費精算で処理していた

　時事通信社は、ニュースと情報の総合メディア企業だ。新聞社や放送局に国内外のさまざまなニュースを配信するとともに、金融機関や一般企業には経済の専門情報、中央省庁や地方自治体には行政にかかわる専門ニュースを提供する事業も展開している。

　2017年7月には「総合メディア局」という新しい組織を立ち上げ、新聞、放送、Web、セミナー、調査、出版などの複数のメディアを融合した、デジタル時代、インターネット時代にふさわしい情報ソリューション事業の創出に取り組んでいる。

　情報配信をビジネスのコアに置く同社にとって、最も重要なのが情報の「速さ」と「正確さ」だ。このため、社員のコミュニケーション環境、特に相手の感情の動きもとらえられる電話を重視。社員1人に1台の固定電話を用意するのはもちろん、構内PHSを構築して、社員が固定電話のあるデスクから離れても、すぐにPHSで連絡がとれる内線電話の仕組みを実現していた。

　ところが、社外ではこの内線の仕組みを利用できない。外出や出張の多い営業部門の社員は個人のスマートフォンを活用し、仕事で使った通話料はあとで明細を提出し、経費精算する運用を行っていた。また、固定電話にかかってくる電話を取り次ぐ手間も、オフィスの社員にとっては負担になっていた。

PBX更改に合わせてモバイルワーク環境を整備し、社外でも内線できる仕組みを目指す

　そこで、PBXシステム更改のタイミングに合わせて通信環境を刷新し、モバイルワーク環境を整備することになったと、システム開発局長霜﨑忠則氏は次のように説明する。

「PBXのシステム更改が迫り、かつPHS端末も老朽化していたことから、これまでの課題を解決する新しい通信環境を一気に整備することになりました。ただし、従来のPBXのシステムをそのまま更改すると相応のコストがかかります。弊社は社内の異動も多く、そのたびにPBXの設定変更や配線なども必要になるため、できるだけ固定電話の台数を減らし、PBXをスリム化することも同時に求められていました」（霜﨑氏）