標準のOffice 365では「満足できない」 より使いこなすための3つのポイントとは
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企業ITシステムのクラウド化、特にコミュニケーションを司るグループウェアのクラウド化が進んでいる。グループウェアは働く場所と時間を選ばないクラウドと相性が良く、「働き方改革」を実現する手段の1つとしても注目が高い。中でも導入企業数で一歩先んじているのが、マイクロソフトの「Office 365」だ。標準機能だけでもほとんどのビジネス要件に対応することが可能だが、世界基準でより多くの企業をターゲットにしているため、細かな使い勝手やセキュリティには満たされない部分もある。そこで、Office 365を「より安全に」「より便利に」使うためのポイントについて探った。
「いつでもどこでも」を実現するクラウドグループウェアのOffice 365
ビジネスの競争環境が激化する中で、企業は業務を効率化し、さらなる生産性向上を実現することが急務だ。さらに加えて、労働生産人口が減少する日本の状況が拍車をかけ、場所や時間、デバイスを問わずに業務を行える環境を整備する「働き方改革」に、企業は真剣に取り組み始めている。こうした「いつでもどこでも」を実現するためには、業務アプリケーションのクラウド化が重要になる。特にメールやビデオチャット、ファイル共有やスケジューラーなどのコミュニケーションを司るグループウェアのクラウド化は、働き方改革の実現において大きなカギとなる。
グループウェアのクラウドサービスは数多く存在するが、中でも多くの企業に支持されているのがマイクロソフトの「Office 365」だ。豊富な導入実績を誇る「Microsoft Office」をはじめとするデスクトップアプリケーションと、グループウェアをSaaS形式で利用できる。
これまでのように、オンプレミスでデータセンターを用意し、Exchange ServerやSharePoint Serverを構築することなく、メールやスケジュール、グループウェアなどの機能を使うことが可能で、自分たちでサーバの保守、管理といった運用を行う必要がない。また、ソフトウェアも常に最新版が利用できるため、アップデート管理が必要ないのが特徴だ。
サイボウズやデスクネッツといった国産グループウェアからの移行、あるいは「Notes」などのレガシーグループウェアのマイグレーション先にOffice 365を検討する企業も多い。
一方で標準機能では「セキュリティ」「日本向けのUI」に課題
ただ、Office 365の標準機能だけでは満たせない機能もある。たとえば、アクセス制御をはじめとするセキュリティ機能だ。クラウドツールの最大のメリットは「どこからでもサインインできる」こと。Office 365の標準機能では、アクセス制御に関する機能が不十分のため、基本的に「本当にどこからでも」使えてしまう。また、スケジューラーのUIや、承認、申請、回覧業務といったワークフロー機能も、世界標準のサービスである以上、日本での使い方に最適化されているとはいえない状態だ。
「細やかなセキュリティ」「日本特有の使い方、UI」といった機能を標準機能だけで実現するのは限りなく難しい。これにより、すでにOffice 365を利用している企業でも、機能を活用しきれていない、あるいは、活用することを諦めてしまったというケースがあるのが実情だ。
しかし、標準のOffice 365に少し手を加えるだけで、こうした課題を一気に解決でき、Office 365の活用が進む可能性があることをご存じだろうか？
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・Office 365をさらに安全に使いやすくする「3つの柱」とは？
・メールやカレンダー、ワークフロー機能も手軽に拡張できる
・業種・業態を問わない豊富な導入実績
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