会社の経費精算やワークフローシステムはなぜ「使いづらい」のか
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稟議申請などによって、意思決定を円滑化し、業務を効率的に遂行したりするためのワークフローシステム。交通費精算をはじめ、すべての従業員が利用する経費精算システム。いずれも多くの企業が利用するシステムだが「とりあえず利用できればよい」と考えている企業も少なくないのが現状だろう。しかし、こうした状況に甘んじているとさまざまな弊害が生じることになる。そこから脱却するには何が必要なのか。また、これらのシステムを導入するときに考えるべき視点とは何だろうか。
（© WrightStudio – Fotolia）
なぜワークフローが必要なのか
そもそもワークフローシステムとは、稟議、報告書、届け出承認などの社内手続きを電子化したものだ。一連の処理手続きを定義・可視化することで、経営者やマネージャーは適切に意思決定を行うとともに、業務の進行を効率化し、さらにそれを正しく把握することができる。ただし、日本においては、ワークフローシステムを適切に利用できている企業は意外と少ない。その理由の1つには、部門単位などで“サイロ化した独自のワークフロー”にこだわるあまり、会社全体として最適化されていないことが挙げられる。また、過去に導入したものの、現在のビジネスプロセスとは異なるために形骸化してしまったり、使い勝手が悪く、利用されないシステムになっている場合もある。
「どの申請書に」「誰の決裁が必要で」「誰の処理を待っているのか」が可視化できなければ、意思決定のスピードはむしろ低下する。その結果、申請の差し戻しや書類の再提出といった手間や無駄な時間が発生してしまうのだ。
また経費精算システムはあらゆる企業で必要とされるにもかかわらず、使いづらいことが多い。交通費の経路の費用を別途調べる必要があったり、よく使う費用でも毎回登録する必要があったりする。何かわからないことがあれば、随時、経理に聞くという人も少なくないだろう。
申請業務や経費精算は手間がかかるが、企業にとって必須の作業だ。したがって、使い勝手のよいシステムを導入して手間を削減し、本業に注力できる環境を整える必要がある。
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