あらゆる業務に関係するシステム、だからこそ共通基盤化すべき

　市場調査会社のアイ・ティ・アールが2015年10月に発表した「IT投資動向調査2016」によると、企業が最重要視するIT課題として「IT基盤の統合・再構築」が第1位、「マイナンバー制度への対応」が第3位となっている。

　企業における基幹業務システムは、古くはメインフレームやオフコンといったレガシーシステムとして、営業の販売業務や経理・人事といった社内業務など、それぞれ個別に最適化された業務システムが開発・運用されてきた。

　こうした基幹業務システムと切っても切り離せないのが、取引先への請求書や見積書、社内の各種申請書や給与明細などといった企業活動のあらゆる場面に登場する帳票であり、それを運用・管理するための「帳票システム」である。IT基盤の統合を行う場合、この帳票システムも当然対象になってくる。

　企業における帳票運用の課題について、ウイングアーク１ｓｔ 営業本部 テクニカルセールス部の小林 千名美氏は顧客の抱える課題について以下のように語る。

「当社が実施したアンケート結果によると、『帳票システムの基盤化』を課題として挙げる方が約4分の1（24％）を占めました」



　「帳票システムの基盤化」とはいったい何か。小林氏は、「これまで業務システムごとにバラバラだった帳票の運用を一元管理し、全体最適化によりIT部門の運用負荷やコスト削減を図るというのが基本的な考え方」と述べる。あらゆる業務に関係するシステムだからこそ、共通基盤化したいというわけだ。

　とはいえ、帳票システムを共通基盤化するのは簡単ではない。既存システムで出力していた帳票はもちろん、定型的なものからグラフィカルなものまで、企業で使われる多種多様な帳票フォームが設計でき、また業務システムごとに異なるデータ形式やフォームに対応し正確に出力することが求められる。これらをすべて同じ帳票システムで実現することが帳票システム基盤化の要件となる。

マイナンバー、e-文書法改正…、法令と帳票の関係

　一方、企業のIT課題として第3位に挙げられた「マイナンバー制度への対応」。帳票課題に関するアンケートでも「マイナンバー法やe-文書法改正などの法令対応」は上位に挙がっている。新しい法令や既存の法令の改正があると、その対応のために帳票の形式も変更する必要が出てくるが、法令対応の課題とはそれだけではない。例えば、2016年に運用が開始されたマイナンバー法は、安全管理措置に準じて、マイナンバーの取り扱い者やその用途を決める必要があり、帳票の運用にも大きな影響がある。

「マイナンバー法への対応を進める企業には2つあり、1つは『マイナンバーの運用をアウトソースし、自社にマイナンバーを持たない』お客様と、もう1つは『マイナンバーを自社に持ち、安全管理措置を進める』お客様です。後者のお客様の中には、これまで帳票を電子的に運用していたものの、マイナンバー管理の面から物理的な紙の保管、運用に戻すところもあります」（小林氏）

　一方、今年の1月から改正法が適用されたe-文書法では、3万円以上の領収書も電子データで保存できるようになり、領収書の電子的な保管、「ペーパーレス化」を進めることを検討する企業が増えているという。 上述のアンケート結果でも、「電子保管・運用」を挙げる回答者は16％にのぼっているが、この背景にも法令対応が関係している。

「従来のペーパーレス化は、『電子帳簿保存法』への対応がスタートラインにあり、会計帳簿を電子的に保存することが主な目的でした。しかし、ただ法令対応するだけでは『コスト削減』や『業務効率化』にはなりません。これらを実現するためには、PDF化した帳票を安全に長期保存し、必要に応じて検索、閲覧、ダウンロードできる利活用の仕組みが必要です」（小林氏）

　では、共通基盤化や法令対応、こうした帳票に関する様々な課題を解決するにはどうすればよいのか？