NotesとSharePointを知り尽くしたスペシャリストが語る「どれだけ割り切れるかがクラウド移行の鍵」

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運用コスト削減などを背景に、企業のITサービスのクラウド化が加速している。しかし、クラウド環境への移行の際に大きな障壁となるのがNotes DBの移行だ。そこでソフトバンク・テクノロジーの鈴木昭彦氏が、Notesマイグレーションの現実的な課題や、「思い切ってNotesを捨てて」SharePointなどのクラウドサービスを利用する際のポイントなどについて解説する。

Notesマイグレーションを成功に導く3つのポイントとは？

ソフトバンク・テクノロジー
技術統括エンタープライズソリューション本部第1技術統括部コラボレーションサービス部第2グループ
鈴木昭彦氏

　ソフトバンクグループでICTサービス事業を展開するソフトバンク・テクノロジーは、Notesだけでなく、マイクロソフト製品についても豊富な実績を持ち、SharePointを用いたNotes環境のクラウド移行も数多く手がける。同社の技術統括エンタープライズソリューション本部に務める鈴木昭彦氏は、Notesマイグレーションを検討するきっかけとなる課題について以下のように語った。

「技術革新がビジネスを変革する時代には、自分たちのビジネス要件に適したソリューション、たとえば、Office 365、サイボウズ、セールスフォースといったクラウドサービスが選ばれるケースが一般的です。Notesは優れた機能を有したグループウェアですが、情報が散在しやすく、集中管理が困難といった課題や、維持・バージョンアップに多大なコストを要する点、マルチデバイス、BI等の最新技術を取り込むことが難しいといった課題があります」（鈴木氏）

　こうした課題を解決し、たとえばテレワークや複数拠点におけるビデオ会議、ファイルや業務アプリの共有といったビジネスニーズに応えるITインフラの整備を考えたとき、インフラのクラウド化を検討する企業は多い。いつでも、どこでも、さまざまなデバイスで情報を参照、活用したいと望んでいるのだ。

「しかし、具体的にクラウド化への移行に際しては、Notes DBの移行が課題として顕在化するケースがあります。DBとメールの移行を考えたときに、メールの移行の方が容易で、DBの完全移行は不可能と考えた方が現実的です。そこで、まずはメール環境の移行を進め、DBは後で検討する企業が多いのです」（鈴木氏）

　鈴木氏は、次世代のコミュニケーション・コラボレーション基盤として、マイクロソフトのSharePointの優位性を強調する。

「常にサービスが更新され、最新版のソフトウェアが利用できるのがクラウドサービスの特徴。Office 365は、利用できるメールの容量も増えており、OneDrive for Businessというファイル共有スペースは初期で1TBが付与されるなど、常にサービスが進化しています」（鈴木氏）

　実際、鈴木氏もクラウド移行を手がけた導入先の声として、「オンプレミスでの構築だとサービス、容量は導入時点のスペックで固定されるが、クラウドは意識しなくてもバックグラウンドで、定額でアップグレードしていくので導入を決めた」という声を聞くことがあるという。

　同社では、Notesの完全移行ではなく、まずは移行が容易な掲示板やドキュメントライブラリーから始め、Notesを参考にSharePointを構築するようなサポートをしている。

　では、実際にNotesマイグレーションを成功に導く秘訣は何か？　鈴木氏は、「移行後の機能がイコールではない」「UIや業務が変わることへの抵抗」「移行コスト、期間がかかる」といった課題に対して、Notesを「捨てる」ある種の割り切りが必要だと強調した。

「Notesマイグレーションには頭を切り換え、新しく構成し直すという決断が必要です。アセスメントの結果、Notesを継続利用するお客様もいらっしゃいます」（鈴木氏）

　その上で鈴木氏は、Notesマイグレーションの成功のポイントとして以下の3点を挙げた。

捨てる：移行対象を絞り込み。事前のアセスメントにより、類似機能を集約し、絞り込む。

はめる：代替案を許容。DBをテンプレート化し、移行先の環境（SharePoint）に適用するために必要。

使える：画面を作り込みすぎない。将来的に使いやすく、メンテナンスしやすいシンプルな画面構成とする。