外部に出さざるを得ない文書、管理できないままですか？
SaaS型ドキュメントコントロールサービスという選択
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個人情報保護法やe-文書法、内部統制への対応を経て、機密情報は厳重に管理され、容易に持ち出せないようになった。とはいえ、パートナー企業への情報提供など、どうしても社外に情報を提供しなければならないシーンは存在する。せっかく構築した内部統制の体制を維持しつつ、外部との情報を適正にやり取りすることに大きな障害を抱えている企業も多いのではないだろうか。今まさに外部に出した情報をコントロールすることの重要性と、その手法について考える必要がある。
社外での文書を管理する必要性
現在、内部統制の観点から、文書の取り扱いに関しては、さまざまなシーンでシステム化されている。特に、社内の機密情報をいかに外に出さないようにするか、という観点でのセキュリティ対策を施している企業は多いだろう。たとえば、申請・承認などのワークフローツールの導入であったり、機密文書の閲覧を管理職以上に制限する仕組みの構築、また担当者以外は編集できない情報の管理などが、広く取り入れられているケースとして挙げられる。一方で、そうした内部統制の仕組みは業務効率の犠牲のうえに成り立っていることが多い。なぜなら、取引先やパートナー企業といった社外へ気軽に資料送付をしたり、サプライチェーン内で情報共有を行いにくくなるからだ。もちろん、どうしても文書を社外に出さなければならない文書や情報も存在するし、海外拠点など社内ネットワークに接続されていない自社拠点では、文書管理は現場の運用に任せるしかない。
こうした文書管理のリスクや手間を考えると、既存のシステムとは別に、社外に出た文書を管理する仕組みについて検討する必要がある。しかも、日本版SOX法への対応などで多大なコストを投じ、その後に訪れた不況からようやく脱しつつあるという今の状況では、莫大な費用を投じるのは得策とはいえない。管理負荷を含めたコストを抑えつつ、高いセキュリティを実現できる手段を選択する必要があるだろう。
文書管理の課題チェックシート
1つでも当てはまる場合は文書管理に課題を持っている可能性が高い企業と言えるだろう。
- 文書や情報を社外に出す必要がある
- その情報には機密情報が含まれている
- 文書管理のポリシーを相手企業に委ねるのが怖い
- 一時的に情報を提供しているが、期間が来たら回収したい
- 社外企業の積極的な協力が期待できない
- 多額の投資は行えない
消極的にならざるを得ない社外での文書管理
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