対応済みのはずが「落とし穴」？電帳法とインボイスで陥りがちな罠の「一発解決」方法
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2022年に施行された改正電子帳簿保存法（電帳法）の猶予措置期間が終わり、いよいよ今年から、電子取引データの電子保存が義務化された。電帳法にはすでに対応策を導入済みという企業も多いが、ここに来て新たな問題が起こっている。2023年10月から実施されたインボイス制度との兼ね合いで、ある「落とし穴」にはまる可能性が出てきたのだ。その落とし穴とは一体何なのか。そして、2つの法令に対応する「最適解」は一体何なのかを解説する。
（Photo/Shutterstock.com）
電帳法とインボイスの対応で業務が滞る？
改正電子帳簿保存法（電帳法）の実施がもたらす最も大きな変化の1つが「電子取引データの書面保存の原則禁止」だ。たとえば、メールに添付されたPDFの請求書やECサイトからダウンロードした領収書、クレジットカードの明細データなどを、これまでのように印刷して紙で保管することができなくなる。
電帳法が定める電子取引データの保存要件は、以下のようなものだ。まず、「モニターや複合機など、読み取るための装置が備え付けられていること」、「検索機能を確保していること」の両方を満たさなくてはならない。加えて、「訂正・削除の履歴」、「タイムスタンプ」、「訂正・削除の防止に関する事務処理規定」のいずれかで、データの正当性を担保しなければならないという。
これには年間の売り上げが5000万円以下の事業者や、相応と認められる理由がある事業者には、電子取引データの書面保存を認める猶予措置がある。ただ、税務調査などにおいて、ダウンロードを求められることがあるため、従業員個人のアカウントで購入した備品の領収書データの原本が必要になった際、退職や休職によって従業員と連絡が取れず要件を満たせなくなる懸念がある。
この例からも分かるように、法令対応は実際に運用してみて初めて「落とし穴」が見つかることが多い。たとえばインボイス制度では、3万円未満の少額取引の証憑（しょうひょう）を保存する義務が新たに発生するが、電帳法への対応の仕方によっては処理が煩雑になりすぎて、肝心の業務が立ち行かなくなる可能性もあるのだ。
では、これから先、新たな2つの法令へ適切に対応するにはどのような対策が必要なのか。以下で具体的な方法を解説する。
電帳法が定める電子取引データの保存要件は、以下のようなものだ。まず、「モニターや複合機など、読み取るための装置が備え付けられていること」、「検索機能を確保していること」の両方を満たさなくてはならない。加えて、「訂正・削除の履歴」、「タイムスタンプ」、「訂正・削除の防止に関する事務処理規定」のいずれかで、データの正当性を担保しなければならないという。
これには年間の売り上げが5000万円以下の事業者や、相応と認められる理由がある事業者には、電子取引データの書面保存を認める猶予措置がある。ただ、税務調査などにおいて、ダウンロードを求められることがあるため、従業員個人のアカウントで購入した備品の領収書データの原本が必要になった際、退職や休職によって従業員と連絡が取れず要件を満たせなくなる懸念がある。
この例からも分かるように、法令対応は実際に運用してみて初めて「落とし穴」が見つかることが多い。たとえばインボイス制度では、3万円未満の少額取引の証憑（しょうひょう）を保存する義務が新たに発生するが、電帳法への対応の仕方によっては処理が煩雑になりすぎて、肝心の業務が立ち行かなくなる可能性もあるのだ。
では、これから先、新たな2つの法令へ適切に対応するにはどのような対策が必要なのか。以下で具体的な方法を解説する。
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・電子保存義務化とインボイス制度で生じる「落とし穴」とは？
・「電子完結」する業務フローの作り方
・電子帳簿保存や電子取引データ保存も簡単な「ある方法」
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