実は「ファイル」が元凶か？生産性の低さやランサムウェア対策の“意外な解決法”

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実は「ファイル」が元凶か？生産性の低さやランサムウェア対策の“意外な解決法”

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2023/03/27 掲載

実は「ファイル」が元凶か？生産性の低さやランサムウェア対策の“意外な解決法”

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コロナ禍をきっかけとして、企業のデジタル化が一気に進んだ。製造業も例外ではないが、必ずしもすべての企業が生産性を劇的に向上できたわけではない。うまくいった企業とそうでない企業を分けたのは何だろうか？実は仕事で最も身近な「ファイル」をいかに保存・共有するかも、成否を分かつ大きな原因が潜んでいる。

テレワークや業務効率化を妨げているのは「ファイル」だった？

（Photo/Shutterstock.com）

なぜファイルが生産性やセキュリティの低下へ直結するのか？

　コロナ禍をきっかけにリモートワークを初めとする多様な働き方が広がった。しかし、ファイルの保存・共有方法はその変化に追いついているだろうか？

　多くのビジネスパーソン、特にオフィスワーカーの場合、仕事の成果物はファイルだ。WordやExcelで作成した企画書や見積書、製造業ならCADで作成した図面など、デジタル化が推進される昨今、業務に必要なファイルの数、サイズはともに肥大化している。

　ところが、そのファイルの主な共有方法はメール添付だったり、ファイルサーバやNASだったりと、いまだに古いやり方を続けている企業は少なくない。

　さらにやっかいなことに、データがサイロ化しているケースも多い。特に製造業においては、工場や事務所ごとにファイルサーバを設置し、データが分断されている。このため、ファイルを「バケツリレー」形式で受け渡しする業務プロセスが多いのである。

　これでは、テレワークが困難なのはもちろん、必要なファイルを見つけるのにも多大な時間がかかり、業務全体の生産性を上げることは難しい。

　さらに、こうした古いファイルの共有方法やデータのサイロ化は、セキュリティの観点でも問題と言える。添付ファイルを偽装するランサムウェアで、製造業が大きな被害を受ける事例が後を絶たないのは周知の事実だろう。サイロ化によって工場や事務所ごとにセキュリティ対策が必要になると、脆弱なポイントもできやすい。

　このように、よくある業務効率やセキュリティの課題の裏側には、「ファイル（情報）の保存・共有方法の問題」が潜んでいることが多い。こうした課題を解決し、現代の企業に求められる情報共有基盤を構築するには、どのようなポイントを押さえるべきだろうか。

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