ホワイトペーパー Office、文書管理・検索 【マンガ】「契約業務が大変すぎる…」を解決、契約ライフサイクルを最適化する方法 【マンガ】「契約業務が大変すぎる…」を解決、契約ライフサイクルを最適化する方法 2024/11/19 契約書は取引のルールを明確にするビジネスに不可欠な文書である。だからこそ、その作成からレビュー、交渉、締結には時間と手間がかかる。取引先はもちろん、さまざまな部署や役職の関係者と情報共有して、コミュニケーションをとりながら慎重に作業を進める必要があるからだ。さらに、契約締結後も契約書を安全に管理し、適切なタイミングで更新する必要がある。本資料は、契約書の作成から締結、管理、更新までの「契約ライフサイクル」において、企業の法務部門や営業部門が直面する課題をマンガで分かりやすく解説し、その解決策を紹介する。
ホワイトペーパー Office、文書管理・検索 契約管理は書類の保管だけではない！契約管理業務をデジタル化する3つのポイント 契約管理は書類の保管だけではない！契約管理業務をデジタル化する3つのポイント 2024/10/03 さまざまな業務でデジタル化が推進される中、「契約管理」のデジタル化が重要性を増している。契約管理とはただ契約書を保管するだけではない。起案から契約書作成、法務確認、契約締結、契約書保管を含めた一連のプロセスがあり、書類送付や契約の更新漏れ確認など、業務全体の管理が求められる。そのため、契約管理業務全体を一気通貫でデジタル化して、管理の自動化や一元化を図ることが重要だ。本資料は、契約管理におけるよくある課題や、契約管理業務をデジタル化する3つのポイントなどについて解説する。
ホワイトペーパー Office、文書管理・検索 入退社手続きで人事部門はパンク寸前？ 「入退社書類」管理をデジタル化する極意 入退社手続きで人事部門はパンク寸前？ 「入退社書類」管理をデジタル化する極意 2024/10/03 人事部門の業務は多岐にわたり、中でも従業員の入退社時に必要な社内手続きは非常に煩雑だ。何種類もの書類を送付・確認したり、Excelや人事システムに手作業で転記したりしているため、効率が悪くミスが発生しやすい。新卒の入社時期にもなると、入社書類の管理にリソースが費やされてしまうということもよくある話だ。これら入社書類管理でよくある課題とその原因、また、それらを解決するデジタル化の方法について解説する。
ホワイトペーパー 情報共有 パナソニックグループの「出社したくなる」オフィス作り、コミュニケーションの困りごと解決策 パナソニックグループの「出社したくなる」オフィス作り、コミュニケーションの困りごと解決策 2024/07/05 テレワークやフリーアドレスなど、働く場所の多様化が進んでいる。その一方で、上司や先輩の様子が見えないため相談がしづらい、誰がどこで働いているかわかりづらいなど、オフィスでのコミュニケーション不足の課題も浮き彫りとなってきた。総合電機メーカーのパナソニックグループも同様の悩みを抱えており、社員同士が互いの状況を把握する必要性を感じていたという。そこで、同社がコミュニケーション活発化のために行った取り組みとは？
ホワイトペーパー 電子メール・チャット レバレジーズ事例：脱PPAPによる「開封率低下」をどう解決？安全なメール送信方法とは レバレジーズ事例：脱PPAPによる「開封率低下」をどう解決？安全なメール送信方法とは 2024/04/26 エンジニア向け転職支援サービス「レバテック」などで急成長を遂げているレバレジーズ。同社が扱う情報の多くは、個人の履歴書や企業情報が占めており、それらをメールで安全に送信するため、2013年からメール誤送信対策と添付ファイル自動暗号化の仕組みを導入していた。だが、パスワード付きZipファイルをメールに添付する「PPAP問題」や、Pマークへの対応として、2021年から一部の部署で添付ファイルをWebダウンロードに切り替えたものの、「開封率の低下」といった課題が浮上してきたという。本書は、同社が安全で便利な添付ファイルのメール送信を実現した経緯を紹介する。
ホワイトペーパー 電子メール・チャット メーカー事例：PPAP問題で大手取引先が受信拒否、これを解決したメール送信方法とは？ メーカー事例：PPAP問題で大手取引先が受信拒否、これを解決したメール送信方法とは？ 2024/04/26 振動を中心とした環境試験・計測・解析などのメーカーとして知られるIMV。同社は振動試験に関わる製品情報や試験結果などの機密情報を保護するために、メールの添付ファイルを自動でパスワード付きZipファイルに変換するシステムを運用していた。だが、2020年11月からこうした「PPAP問題」が指摘されるようになり、大手の取引先企業がZip暗号化された添付ファイルの受信を拒否するようになったという。本書は、同社が検討を重ねた末に辿り着いた解決策や、その方法を社内や取引先に受け入れてもらうために行った取り組みなどを解説する。
ホワイトペーパー 電子メール・チャット 【図解】5社の「脱PPAP」サービスを徹底比較、安全で便利なファイル送信方法とは？ 【図解】5社の「脱PPAP」サービスを徹底比較、安全で便利なファイル送信方法とは？ 2024/04/26 添付ファイルをパスワード付きZipファイルに変換してメール送信する「PPAP」の問題が浮き彫りになって以来、PPAPの代替手段が模索されている。この流れは加速し続けており、市場では「脱PPAP」を謳うさまざまなサービスが登場しているため、IT担当者の中には、どれが自社にとって適切な対策なのかと悩む者も少なくないだろう。そこで本書は、主要5社が提供している、脱PPAPを実現するためのサービスについて評価を行った。それぞれのサービスの特徴や利便性などについてまとめている。
ホワイトペーパー 電子メール・チャット なぜ「脱PPAP」が重要になるのか？ 基礎から根本的な解決策までかんたん解説 なぜ「脱PPAP」が重要になるのか？ 基礎から根本的な解決策までかんたん解説 2024/04/26 「PPAP」とは添付ファイルをパスワード付きZipファイルに暗号化して、パスワードを別のメールで送信するセキュリティ対策のことだ。昨今、このPPAPの問題が浮き彫りになり、多くの企業が「脱PPAP」を進めている。中には、取引先の企業がPPAP対策を行ったためにメールを受信してもらえなったというケースもあるという。本資料は、PPAPで懸念される2つのリスクや、現状行われている対策、また、根本的な解決策などをわかりやすく解説する。
ホワイトペーパー 電子メール・チャット 情報漏えい防止の特効薬、「メール誤送信」対策の7つのメリット 情報漏えい防止の特効薬、「メール誤送信」対策の7つのメリット 2024/04/26 企業の情報漏えい経路の1つに、メールの誤送信が挙げられる。単純な宛先間違いや誤った添付ファイルの送付、悪意を持った者による意図的な情報漏えいなど、原因はさまざまだ。また、リモートワークなどの場所を選ばない働き方も普及してきたことで、メール送信におけるセキュリティの強化はますます急務となっている。こうした課題を解決できるのが、メールや添付ファイル経由の情報漏えいを防止する「メール誤送信防止サービス」だ。本資料は、その特長について事例と合わせて紹介する。
ホワイトペーパー グループウェア・コラボレーション 生成AIを県庁業務に導入？「デジタル先進県」鳥取県がDXで成果を生み出せるワケ 生成AIを県庁業務に導入？「デジタル先進県」鳥取県がDXで成果を生み出せるワケ 2024/01/18 「DX先進県」として全国の自治体から注目されている鳥取県。同県のDXは「地域DX」と「県庁DX」の2本柱で進められており、さまざまな分野でデジタルの活用が広まっている。その中で特に注目されているのがシステムの内製化だ。鳥取県庁では職員がシステム開発を行い、それにより迅速なサービスの開発・展開、県民ニーズへのきめ細かな対応などが可能になった。また、そうした取り組みが、新型コロナ感染症対策や生成AI導入へと繋がっていったという。本書は、同庁のDXの取り組みについて詳細に解説する。
ホワイトペーパー グループウェア・コラボレーション RPAやAI-OCRも活用、フードサービス企業が20年培ってきた「アプリ開発の内製化」とは RPAやAI-OCRも活用、フードサービス企業が20年培ってきた「アプリ開発の内製化」とは 2024/01/18 近年、「デジタルカイゼン」の取り組みとして、ローコード／ノーコードツールを活用するなど、アプリケーション開発の内製化に注目が集まっている。この取り組みを20年も前から取り入れているのが、全国でフードサービス事業を展開するエームサービスだ。同社はIT部門主導の元、ユーザーニーズに合わせたアプリを内製で1200個開発し、現場の業務効率を高めてきた。また、昨今ではRPAやAI-OCRなどの最新テクノロジーと組み合わせた開発も行っているという。本書は、同社がいかにして開発の内製化を進めてきたのか詳細に解説する。
ホワイトペーパー グループウェア・コラボレーション Box事例：3900万人が参加の大型イベントをどう成功させた？ 予算などの簡単管理術 Box事例：3900万人が参加の大型イベントをどう成功させた？ 予算などの簡単管理術 2023/12/20 クラウドサービス「Box」を提供しているBox社。同社が開催する企業イベントは、4カ国にまたがり、3900万人ものユーザーが参加する大規模なものだ。当然、開催に至るまでの予算、スケジュール、タイムライン、その他やるべきことは膨大で、条件も複雑に絡み合っている。この状況に対し、同社のグローバルイベント担当シニアディレクターは、複雑なプロジェクトの管理をまとめ、チームメンバーの迅速な状況確認などを実現し、効率的にプロジェクトを進行させたという。本書は、同社がいかにして大規模イベントの管理を簡単にしたのかを解説する。
ホワイトペーパー グループウェア・コラボレーション エンバーポイント事例：脱Excel・脱紙文化、7割の作業を自動化した方法とは？ エンバーポイント事例：脱Excel・脱紙文化、7割の作業を自動化した方法とは？ 2023/12/20 メール配信プラットフォーム「Mail Publisher」を提供するエンバーポイント。同社は見積もりなどの顧客対応プロセスの管理に、ExcelやGoogle スプレッドシートを使用していた。さらには根強い紙文化の影響もあり、顧客から申込を受けた際には、注文書をExcelのフォームに入力後、印刷・押印・PDFファイル化し、さらに社内管理システムに手作業で転記していたという。そのため、効率が悪く、ミスが発生しやすいという課題を抱えていた。そこで、同社は従来のプロセスを改善し、70%のステップの自動化に成功したという。本書は、その詳細な経緯を紹介する。
ホワイトペーパー グループウェア・コラボレーション フォレスター調査：ひとり年40時間削減、共同プロジェクト・作業管理ツールの破壊力 フォレスター調査：ひとり年40時間削減、共同プロジェクト・作業管理ツールの破壊力 2023/12/20 企業では無数のプロジェクトやタスクが進行しているが、携わっている人の進捗状況をチーム全体で共有できていることは決して多くない。これらの解決策として、自動化機能や進捗状況がわかりやすい共同プロジェクト・作業管理ツールが注目を集めている。大手調査会社のフォレスターがこのツールを導入した企業の意思決定者9人を調査したところ、収益の増加やコストの削減など、さまざまな効果が見られたという。本書は、調査を基にした導入効果について詳しく解説する。
ホワイトペーパー グループウェア・コラボレーション 【1000名調査】「プロジェクト管理ツール」を最大限に使いこなす導入・活用法 【1000名調査】「プロジェクト管理ツール」を最大限に使いこなす導入・活用法 2023/12/20 オフィス出社とテレワークの「いいとこ取り」をしたハイブリッドワークを採用する企業が増えている。その一方で、メンバー間の連携が難しくなり、特にマネージャーやリーダーにおいて、プロジェクト管理の複雑化という課題が浮上してきた。これらの解決策として注目されているのが「プロジェクト管理ツール」だ。本書では、プロジェクト管理ツールの利用者1000名を対象に調査を実施。その結果を基に、プロジェクト管理の4つのリスクや、プロジェクト管理ツールの選び方、最大限使いこなすための活用法などを解説する。
ホワイトペーパー グループウェア・コラボレーション 2024年6月にサポート終了のNotes、3分でわかる「Notes移行」成功への5つのステップ 2024年6月にサポート終了のNotes、3分でわかる「Notes移行」成功への5つのステップ 2023/12/06 情報共有ツールなどに長年活用されていたグループウェアの「Notes」。技術者不足やブラックボックス化、また、2024年6月1日にサポート終了などの理由から、利用していた企業の多くが「Notes移行」を検討している。しかし、Notes利用が業務に深く浸透していることや、移行先のシステム選定など、さまざまな課題により新システム移行の難易度は高い。成功させる秘訣は、5つのフェーズにおけるポイントを押さえた上で、段階的に進めていくことだ。本書は、Notes移行成功への5つのフェーズの進め方について、わかりやすく解説する。
ホワイトペーパー ビデオ会議・Web会議 マネーフォワード事例：USB1本で「高品質Web会議」実現、AI搭載一体型デバイスの実力 マネーフォワード事例：USB1本で「高品質Web会議」実現、AI搭載一体型デバイスの実力 2023/10/11 金融サービスを手がけるマネーフォワードでは、2018年から社員数が5倍以上に増えたこともあり、2023年3月に本社オフィスをアップデートした。その際、カメラとマイクスピーカーが雑然となっていた会議室は、「設置する機器数をなるべくミニマムにしたい」というテーマで全面刷新することとなった。同社は複数のデバイスを比較検討した結果、USBケーブル1本を差し込むだけで使用できるAI搭載一体型デバイスを選定。東京本社の会議室ほぼすべてに導入したという。本書はその経緯や導入の効果などを紹介する。
ホワイトペーパー Office、文書管理・検索 「脱Excel」はやらない方がいい？ むしろExcelを快適に活用する方法 「脱Excel」はやらない方がいい？ むしろExcelを快適に活用する方法 2023/08/28 さまざまな業務で「Excel」が使用されているものの、共同作業ができないことや作業に時間がかかるなどの課題が顕在化してきたこともあり、近年では「脱Excel」が口々に叫ばれるようになってきた。とはいえ、多くの企業ではExcelが広く根付いており、業務への適用範囲も広すぎることから、完全に利用をやめてしまうことは難しい。本書は、Excelの課題と向き合い、うまく付き合っていくための方策や、Excelの使い勝手を最大限に高めていくための活用方法を解説する。
ホワイトペーパー その他情報系 CRMだけではもう限界？ CX提供に欠かせない「カスタマーオペレーション」とは CRMだけではもう限界？ CX提供に欠かせない「カスタマーオペレーション」とは 2023/07/13 近年、カスタマーサービスに変化が訪れており、顧客一人ひとりに合わせたカスタマーエクスペリエンス（CX）が求められるようになってきた。これを実現するためには、従来から使用してきたCRM（顧客関係管理）だけでなく、ミドルオフィスやバックオフィス、カスタマーサービスをシームレスに連携させる「カスタマーオペレーション」が必要となる。本書は、「カスタマーオペレーション」とは何か、その重要性やメリット、導入における企業文化の課題解決策、充実させる10の方法などを解説する。
ホワイトペーパー 情報共有 アシックスやJCOMなど8社事例：組織のコミュニケーション課題をどうやって改善した？ アシックスやJCOMなど8社事例：組織のコミュニケーション課題をどうやって改善した？ 2023/06/28 企業のコミュニケーションは情報共有の範囲により、大きく5種類に分類することができる。社内コミュニケーションの課題を解決するには、それぞれに適した社内ポータルサイトを構築することが重要だ。たとえば、ケーブルテレビ事業を運営するJCOMでは、社内ポータルを刷新したことでコミュニケーションを活性化し、業務効率の向上や情報共有の改善などの効果を得られたという。本書はそのほか、ロジスティード、三菱UFJモルガン・スタンレー証券、アシックス、小田急電鉄、豊田自動織機、オリックス・ビジネスセンター沖縄の8社の社内ポータル導入事例を紹介する。
ホワイトペーパー 電子メール・チャット 阪急交通社事例：15万件/月の電話対応を削減、Webへ誘導できた「秘策」とは 阪急交通社事例：15万件/月の電話対応を削減、Webへ誘導できた「秘策」とは 2023/05/22 多くの旅行商品を展開する直販型の旅行会社の阪急交通社。旅行の予約は電話やWebで受け付けているが、顧客の年齢層が高いことから電話での予約が多く、繁忙期には電話がつながらないことも珍しくない。これまでは、繁忙期に一時的に人を多く配置するなどの対応をしてきたという。しかし、コロナ禍やGo To トラベルなどの影響で繁閑の見通しが立てにくくなり、新たな対策が必要となった。そこで同社は電話からWebサイトのFAQサイトなどへ誘導、1か月15万件の電話対応を削減し、顧客の待ち時間を解消したという。本書は、その具体的な取り組み内容について解説する。
ホワイトペーパー 電子メール・チャット AIユニコーン企業トラクタブル事例：被害額を自動算出する画像AIの運用効率化方法とは AIユニコーン企業トラクタブル事例：被害額を自動算出する画像AIの運用効率化方法とは 2023/05/22 損害保険会社向けにソリューションを提供するイギリス発のAI企業Tractable（トラクタブル）。同社は台風などの自然災害で建物が損壊した際、保険契約者がその写真を撮って指定されたURLに送ると、建物の画像をAIで分析し、瞬時に修繕費用を算出するソリューション「AI Property」をリリースしている。しかし、それには各損害保険会社がURLをひとつずつコピーして、手作業で契約者に知らせる必要があるため、非常に手間と時間がかかっていたという。本書は、同社がこの作業にかかる時間を1/10にまで圧縮した取り組みについて解説する。
ホワイトペーパー 電子メール・チャット 東京海上日動あんしん事例：電話からWebでの保険金請求率を約3割移行させた秘訣とは 東京海上日動あんしん事例：電話からWebでの保険金請求率を約3割移行させた秘訣とは 2023/05/22 保険商品の販売やサービスを手がける東京海上日動あんしんコンサルティング。同社は大学生向け損害保険も展開しており、入学前の3月には保険商品についての問い合わせが非常に多くなっていた。だが、同じ電話回線で、加入者からの事故の連絡も受け付けているため、1日中応対をしても顧客を待たせしてしまう状況に陥っていたという。そこで同社は、電話での保険金請求をWebサイトに誘導する仕組みを構築、Webでの請求率を約30%アップしたという。本書は、同社の取り組みについて詳しく解説する。
ホワイトペーパー 電子メール・チャット トランクルーム最大手キュラーズ事例：問い合わせ電話を約25％減らせた方法とは トランクルーム最大手キュラーズ事例：問い合わせ電話を約25％減らせた方法とは 2023/05/22 キュラーズは全国に67店舗、4万室を展開する日本最大級のトランクルーム運営会社である。同社は顧客からのさまざまな問い合わせ電話がサポートセンターに集中して取り切れないという課題を抱えていた。問い合わせの内容はWebサイトで確認できるものも含まれていたため、電話してくる顧客をWebサイト内の適切なページへ案内することで解決しようと取り組んだ。その結果、オペレーターへのコール数は約25%削減し、サービスの向上によりセールスにも寄与したという。本書は、その詳細な経緯を紹介する。
ホワイトペーパー グループウェア・コラボレーション CTCテクノロジー事例：解約率を4％削減、マネージドサービス運用の標準化でCX向上 CTCテクノロジー事例：解約率を4％削減、マネージドサービス運用の標準化でCX向上 2023/05/11 伊藤忠テクノソリューションズ（CTC）グループの1社であるCTCテクノロジー。同社はマネージドサービス業務に注力していた。だが、その運用は社内標準と呼べる方法がなく、個々のエンジニアが顧客ごとに合わせて対応しており、そのため、インシデントの一括管理が困難になるなど、非効率な状態であったという。そこで同社は統一されたプラットフォームによるサービス提供を決定し、わずか5カ月という短期間でシステムを構築。問い合わせ対応の迅速化による顧客体験（CX）の向上で、サービスの解約率を4%低減するなどの効果を得たという。本書は、詳細な経緯を紹介する。
ホワイトペーパー 電子メール・チャット なぜあなたの会社はビジネスチャットを使いこなせないのか？ 2つの理由と活用ポイント なぜあなたの会社はビジネスチャットを使いこなせないのか？ 2つの理由と活用ポイント 2023/05/08 コロナ禍の影響で「働き方改革」が後押しされ、「働き方改革2.0」へとシフトしつつあり、ビジネス現場にも、多様なメンバーが意見を出し合って課題を解決する「共感・共創の時代」が到来しつつある。この変化に対応するには、ビジネスチャットを活用したコミュニケーションを取り入れることが必要だ。だが、『ビジネスチャット時短革命』の著者でもあり、クロスリバー代表取締役の越川慎司氏よると、ビジネスチャットを十分に活用できている企業は2割以下だという。本書は、その主な2つの理由や、ビジネスチャットなどツールを定着させるポイントなどについて越川氏が解説する。
ホワイトペーパー ビデオ会議・Web会議 「よく聞こえない」などリモート会議の悩みを解決、最高のMicrosoft Teams環境の作り方 「よく聞こえない」などリモート会議の悩みを解決、最高のMicrosoft Teams環境の作り方 2023/04/18 オフィス出社や在宅勤務など混在したハイブリッドワークを採用する企業が増えている。その多くは「Microsoft Teams」などのコラボレーションツールを活用したビデオ会議により、チームのコミュニケーションを確立しているだろう。とはいえ、バックグラウンドノイズや不十分な照明、自宅やオフィスなどで異なる環境への対処から、十分なユーザーエクスペリエンスが得られているとは言えない状況だ。本書は、オフィス、自宅、外出先（サードプレイス）など、どのような環境でも快適なMicrosoft Teams環境を実現する方法を紹介する。
ホワイトペーパー 情報共有 1977名のリーダーに調査、3割以上がコロナ禍で「質の高い会話」実現のワケ 1977名のリーダーに調査、3割以上がコロナ禍で「質の高い会話」実現のワケ 2023/01/12 コロナ禍により働き方を変化させることを余儀なくされ、それとともに生じた社内コミュニケーションの非対面化に多くのビジネスリーダーは頭を悩ませただろう。ところが、ある調査によるとアジア太平洋地域のビジネスリーダーはコミュニケーションの変化をおおむね受け入れており、36%以上が「ビジネス上の会話の質が向上した」という。本書は、日本を含めたアジア太平洋地域9カ国1977名のビジネスリーダーに調査を実施。ビジネスコミュニケーションの変化についての調査結果や、「質の高い会話」を実現する方法などについて解説する。
ホワイトペーパー 情報共有 IT部門の「脱コストセンター」戦略、企業成長はIT部門にかかっている？ IT部門の「脱コストセンター」戦略、企業成長はIT部門にかかっている？ 2022/11/02 業務効率化やコスト削減などを実現するため、IT部門には最新テクノロジーを導入し、各部門における業務のデジタル化を進めることを期待されている。だが、現状のIT部門はレガシーシステムの運用に手一杯で、「コストセンター」として見られてしまいがちだ。新規システム追加したとしても、既存システムとの混在による複雑化が進み、企業成長のボトルネックとなっている。そこで本資料では、IT部門をプロフィットセンターへと変革し、企業成長の心臓とするためのポイントについて、実践例を基に解説する。
ホワイトペーパー 情報共有 「CoE」とは？DX時代の企業成長は、IT部門「脱コストセンター」戦略にかかっている？ 「CoE」とは？DX時代の企業成長は、IT部門「脱コストセンター」戦略にかかっている？ 2022/11/02 CoE(Center of Excellence)とは、企業において組織を横断した取り組みを行う際の拠点となる場所。各部門が抱えている課題に対し、IT部門を中心とした組織内の架け橋を創り、IT部門が企業全体のデジタル変革エンジンとなる構図が求められている。 だが、現状のIT部門はレガシーシステムの運用に手一杯で、「コストセンター」として見られてしまいがちだ。新規システムを追加したとしても、既存システムとの混在による複雑化が進み、企業成長のボトルネックとなっている。そこで本資料では、IT部門をプロフィットセンターへと変革し、企業成長の心臓とするためのポイントについて、実践例を基に解説する。
