使い慣れたWord、Excelをそのまま回覧できる、ユーザー目線のワークフローとは？
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稟議書類の回覧からナレッジ共有、経費精算や総務諸届などの社内業務プロセス、サプライチェーンにまたがる企業間の業務プロセスまで、「ワークフロー可視化」のニーズは常に高い。一方、Office製品との親和性を考慮して情報共有基盤にSharePointを導入したが、その標準ワークフロー機能をうまく活用できていないという声も聞く。この問題の根底には、SharePointがシステム管理を中心とした「システムワークフロー」であることが大きい。多くの企業が求めているのは、使う人に寄り添った「ヒューマンワークフロー」なのだ。そこで、SharePointをヒューマンワークフローとして活用する方法について探ってみた。
複雑な業務シーンにも
柔軟に対応できるワークフローが求められている
「従来の紙ベースの承認フローを効率化したい」「社内のナレッジを共有したい」など、ビジネスプロセスの可視化のニーズの高まりとともに、企業にとっては多様な業務シーンで使えるワークフローツールが求められている。
こうした状況について、コンタクトセンター最適化や、バックオフィスなどのBPO業務、パッケージソフトの開発、販売等を手がけるNTTデータ・スマートソーシング クラウドアプリケーション部 課長代理の佐藤 一成氏は以下のように語る。
「Notesをはじめとするグループウェア製品や、ワークフロー製品をすでに導入している企業にとっては、ハードウェアやシステムのサポート終了などのタイミングで、『もっと使える』システムに刷新したい、というお話しはよく伺います」（佐藤氏）
クラウドアプリケーション部 課長代理
佐藤 一成氏
ここで企業が求める「もっと使える」システムとは、専門的な知識がなくても簡単にワークフローの作図が可能、という使い勝手であったり、合議、並行回覧、引き戻しといった日本的かつ複雑な承認ルートの設定が可能なワークフローだ。また回覧先だけでなく、閲覧範囲の設定、差し戻し先を自由に定義できるなどの、さまざまな業務ルールに対応できることも大事だ。
さらに、「社員の異動や退職にともなって回覧が止まってしまう」ということを防ぐために、たとえばActive Directoryと連携した社員のID管理が行えるという点も、管理者の運用負荷の軽減や、内部統制の観点から重要なポイントだ。
そして、基幹システムをはじめとする外部システムとの連携などの拡張性も考慮する必要がある。
こうしたさまざまなニーズを満たすワークフロー製品に求められる要素はユーザー目線の「ヒューマンワークフロー」だと佐藤氏は指摘する。
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・Word/Excelをそのまま回覧、ユーザー目線のヒューマンワークフロー
・Notesからの移行にも最適！ 「OpenCube」が選ばれる4つの特長
・大手銀行や大手自動車メーカーなど、豊富な導入実績
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