ファイルの単なる「共有」から「活用」へと脱却するために、何が必要か？

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ファイルの単なる「共有」から「活用」へと脱却するために、何が必要か？

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2016/07/05 掲載

ファイルの単なる「共有」から「活用」へと脱却するために、何が必要か？

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社内外でいかに効率よく、セキュアにファイルをやり取りするのかは、未だに悩ましい問題だ。数あるクラウドストレージやファイル転送サービスなどを眺めていると、ファイルの「共有手段」ばかりを考えて、共有した先にあるファイルの「活用」の視点が抜け落ちていることはないだろうか？　双方を視野に入れたIT環境の整備には、何が必要となるのだろうか。

多くの企業が、導入したファイル共有サービスに不満を感じている

　ビジネスの機動性を高めるため、社内外でのファイル共有は必須だ。通常最も一般的に使われているのはメールによるファイル添付だろう。しかし、メールはオープンで自由な仕組みではあるものの、ファイル添付によるデータの共有は、容量や安全性の面から不向きなこともある。

　そのため、オンラインストレージやファイル転送サービスなどを利用している企業は多い。確かにファイル共有には適しているが、利用しているうちに不都合を感じるというユーザーも多いのではないだろうか。

　日本オラクルクラウド・テクノロジー事業統括デジタル・エクスペリエンスソリューション部部長の渡邊紳二氏は「実際、今のソリューションに満足していないユーザーは多いようです」と、次のように語る。

「ITRの調査によれば、企業において何らかのオンラインファイル共有サービスを導入している企業が約50％にのぼる一方、37.1％の企業が、すでに導入しているサービスのリプレースを検討しています」（渡邊氏）

日本オラクル
クラウド・テクノロジー事業統括
デジタル・エクスペリエンスソリューション部部長
渡邊紳二氏

　なぜ、一度導入したファイル共有サービスに不満を感じるのだろうか？　ユーザーがオンラインストレージに抱く課題としては、「共有してよいファイルの判断がつかない」「セキュアに管理できない」「ファイルが探しにくい」「結果、ストレージがゴミ箱状態になってしまう」「ファイルを情報発信のための『アセット』として再利用するのに手間がかかる」などのポイントが挙げられる。

　また、前出のITRの調査によれば、ユーザーがサービス選定時に重視する機能として、「ウィルス対策などのセキュリティ機能」に加え、「既存の文書管理システムとの連携」「公開期間指定や自動削除などデータのライフサイクル設定機能」などが重視される傾向が見られる。