新しいファイル共有の形！ オンプレミスでクラウドのような利便性を実現する方法
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増え続けるデータをどうやって効率的に管理し、社員の生産性を上げていくか──マネジメント層にとっては頭の痛くなる大きな課題だ。現在多くの企業で採用されているファイルサーバーは、検索性やバージョン管理といった利便性に課題がある。一方、クラウドのファイル同期サービスは便利だが、外部のクラウドベンダーに機密ファイルを預ける不安もある。利便性とセキュリティをどうバランスしていけばよいのだろうか。
ファイルサーバーでのファイル管理には多くの課題が
文書ファイルをはじめ、業務で利用するファイルやデータの保管・共有先として、ファイルサーバーを利用する企業は多い。しかし、ファイルサーバーによるファイルの管理には多くの課題があるのも事実だ。オープンソースソフトウェア（OSS）のコンサルティングサービスをはじめ、自社製のパッケージソフトの開発、サポート等を手がけるイージフで、プロダクトマネジャーを務める杉本琢磨氏は、以下のように語る。
「ファイルサーバーによる運用では、『どこに目的のファイルがあるかわからない』『最新版がどのファイルかわからない』『勝手にフォルダが作られて統制がとれない』『間違って上書きしてファイルが消えてしまった』『検索しても目的のファイルが見つからない』といった課題が多く聞かれます」（杉本氏）
プロダクトマネージャー オープンソースエンジニア
杉本 琢磨氏
従業員が勝手にクラウドを使ってしまう「シャドーIT」の危険
また、最近ではDropboxやGoogle ドライブといったクラウドストレージの利用がコンシューマーでは当たり前になっており、社員がこうしたサービスを使ってファイルの保存、共有、同期を行うケースもある。杉本氏は、こうした状況についても警鐘を鳴らす。「使い慣れたコンシューマー向けサービスを利用することで、利便性が向上するメリットはあるでしょう。しかし企業にとっては、管理できないITサービスを社員が勝手に利用することになり、管理者側からは見えないセキュリティの穴が生じてしまう『シャドーIT』の問題があります」（杉本氏）
もちろん、クラウドストレージサービスの中にも企業向けと銘打って、コンシューマー向けよりセキュアに利用できるソリューションもある。しかし、企業としてクラウドのサービス事業者にデータを預けることの是非は、きちんと検討しておきたい。
「クラウドサービスの業務利用の場合、ネックとなるのが、外部のサービス事業者にファイルを預けることに対する、コンプライアンス上の問題です。米国愛国者法のように、有事の際にサービス事業者が属する国の法律に従って、捜査機関がデータセンターを強制捜査する可能性などもあります。データの機密性をどこまで保てるか、慎重に考える必要があります」（杉本氏）
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・オープンソース活用でDropboxのようなサービスをオンプレミスで実現
・ECMの製品にありがちな3つの課題
・社内のポリシーに沿った形でファイル同期を可能にする
・大手航空会社や通信会社が導入、スモールスタートとしても人気
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