見逃せないOCRの非効率…紙帳票のデジタル化への具体的アプローチとは
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喫緊の課題となったDX（デジタルトランスフォーメーション）や業務改革の推進。その大きな足かせの1つが、いまだに根強く残る「紙」の存在だ。本稿では、受発注書など紙帳票をデジタル化することがDXにつながる理由、そしてそのデジタル化をいかに自動化するかを解説する。
（Photo/Getty Images）
紙帳票のデジタル化がDXを実現する3つの理由
紙帳票のデジタル化は、データの利活用やビジネス改革へかじを切る第一歩だ。それには3つの理由がある。1つ目は情報をリアルタイムに共有し、属人化を防ぐことだ。書類をデジタルデータにしてシステム上で共有することで、特定の人だけが情報を持っているという情報の属人化を防ぐことができ、業務標準化が促進される。必要な人が必要な情報をすぐに確認できれば、意思決定のスピードが速まる。
2つ目は、すでに前段でも説明したが、働き方改革の推進だ。紙情報による業務フローをデジタル化することで、印刷・確認・処理のために出社する必要が減り、リモートから確認・処理ができ、場所にとらわれない多様な働き方への対応が可能になる。
3つ目は事業継続性の確保だ。現物の紙帳票では紛失・改ざんの恐れがあるが、デジタル化して、バックアップ・世代管理を行うことで、紛失・改ざんのリスクを軽減できる。
つまり紙帳票のデジタル化によって、「意志決定のスピードアップ」「多様な働き方への対応」「事業継続性の確保」を担保し、DXを推進することができるのである。
行政でも、紙帳票のデジタル化の流れを後押しする法改正を行ってきている。令和3年度税制改正では電子帳簿等保存制度の見直しが行われた。スキャナ保存における対象書類の拡充・要件の緩和・申請手続の簡素化などによって、紙帳票のデジタル化が加速していくのは間違いないだろう。
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