購買業務こそ「変革」を、次世代システムに必要な4つのポイントとは？
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少子高齢化による生産年齢人口の減少や、世界的な原材料の高騰、さらには気候変動といった社会情勢の悪化などの要因が絡む中で、日本の製造業は厳しい局面に立たされている。この激変する外部環境の中で生き残るための重要な鍵が、「DXのさらなる加速」だ。本稿では、製造業において特にIT化が遅れているとされる「購買管理」に着目。煩雑かつ属人化しやすい購買関連の業務をデジタルで統合し、ガバナンス強化や、より効率の良い戦略的調達を可能にする「購買管理変革」の実現方法を探っていこう。
（Photo/Shutterstock.com）
このままでは「生き残れない」、紙文書が足を引っ張る購買業務
日本の製造業での「購買業務IT化」の遅れは、これまでもしばしば指摘されてきた。その根本には、長年の商習慣を背景にした根強い「紙文化」の存在がある。そこでまず、紙ベースの購買業務がどのような問題を抱えているのか、簡単に整理してみたい。
まずは、「膨大な紙の管理に伴う工数とコスト、およびリスク」が挙げられる。紙文書は業務フローのボトルネックとなる上、紛失のリスクや管理・保管にかかるコストもある。デジタル文書のようにデータベース化できないので、情報活用も一向に進まない。たとえば業務の進捗状況を確認するにも、その都度社内外への連絡・確認が必要になる。
もう1つ、紙やメールに依存した業務には、属人化しやすいという欠点がある。ノウハウを担当者個人が専有するため、たとえば締め処理で忙しい月末・月初も、特定の人間に負荷が集中する。また、異動や退職でビジネス継続が難しくなったケースも珍しくない。個人任せの職場は従業員エンゲージメントも低くなり、働く場としての魅力も乏しい。生産年齢人口が減る中で、将来の人材確保に関わる問題だといえよう。
加えて法令対応も、今後の大きな課題だ。電子帳簿保存法やインボイス制度への対応を紙ベースで行えば、業務はさらに煩雑化し膨大になる。メールなどに添付されたPDFを印刷して管理している場合でも、起こる事態は同じだ。
「サプライチェーンの最適化」を目指したとしても紙ベースの業務が足を引っ張れば、効率化やコスト削減どころではなくなる。そこで次章からは、こうした旧来からの購買業務をスムーズにデジタル化し、アップデートしていくためのポイントをご紹介していこう。
まずは、「膨大な紙の管理に伴う工数とコスト、およびリスク」が挙げられる。紙文書は業務フローのボトルネックとなる上、紛失のリスクや管理・保管にかかるコストもある。デジタル文書のようにデータベース化できないので、情報活用も一向に進まない。たとえば業務の進捗状況を確認するにも、その都度社内外への連絡・確認が必要になる。
もう1つ、紙やメールに依存した業務には、属人化しやすいという欠点がある。ノウハウを担当者個人が専有するため、たとえば締め処理で忙しい月末・月初も、特定の人間に負荷が集中する。また、異動や退職でビジネス継続が難しくなったケースも珍しくない。個人任せの職場は従業員エンゲージメントも低くなり、働く場としての魅力も乏しい。生産年齢人口が減る中で、将来の人材確保に関わる問題だといえよう。
加えて法令対応も、今後の大きな課題だ。電子帳簿保存法やインボイス制度への対応を紙ベースで行えば、業務はさらに煩雑化し膨大になる。メールなどに添付されたPDFを印刷して管理している場合でも、起こる事態は同じだ。
「サプライチェーンの最適化」を目指したとしても紙ベースの業務が足を引っ張れば、効率化やコスト削減どころではなくなる。そこで次章からは、こうした旧来からの購買業務をスムーズにデジタル化し、アップデートしていくためのポイントをご紹介していこう。
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・購買業務の変革に求められるシステム要件と4つのポイント
・「全社集中購買による原価圧縮とは？
・シンプルな操作インターフェースが、購買現場での多彩な活用を促進
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