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2017年08月31日

働き方改革を「本気で」推進するなら、シャドーITを蹴散らすチャットツールが必要だ

生産性向上による長時間労働の是正など、「いつでも」「どこでも」働ける環境を整備することで、さらなる付加価値をもたらそうという「働き方改革」に取り組む企業が増えている。働き方改革には、それまで当たり前とされてきた働き方を変える「文化のシフト」が必要だが、メール中心の企業文化を変える可能性を秘めているのが、チャットツールだ。


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ビジネスでもその有用性が認識され始めたチャットツール、本気で働き方改革を進めるならぜひ検討したいが、セキュリティも整える必要がある

(©sdecoret - Fotolia)


「働き方改革」を強力に後押し チャットツールが台頭する理由

 少子高齢化により労働人口は減少し、人材確保はますます難しくなっている。企業は、今後、さらに労働生産性を高め、仕事の付加価値を高めていく必要がある。こうした「働き方改革」を後押しするのがIT技術だ。

 インターネットが普及し、クラウドやモバイル技術の普及、発達により、「いつでも」「どこでも」働くことができる環境が急速に整いつつある。企業内コミュニケーションの方法も、電話やFAX、ポケベルなどの時代を経て、Eメール、最近ではスマートフォンとの親和性の高いチャットアプリ(ビジネスチャット)が脚光を浴びている。

 グーグルやマイクロソフトといった巨大IT企業も、社員のコミュニケーションとコラボレーションを促進する「G Suite」や「Office 365」といったクラウドの統合アプリケーション基盤を整備、提供している。

 では、なぜ、働き方改革にチャットツールが有効なのか。それは「圧倒的なコミュニケーションのしやすさ」が挙げられる。たとえば、これまで、現場のスタッフが本社へ業務連絡をする際のコミュニケーション手段は電話かメールがメインだった。しかし、電話は相手が離席などでつながらないケースがあるし、基本的に「1対1」のコミュニケーション手段のため「1対N」あるいは「N対N」のコミュニケーションができない。

 また、メールは、コミュニケーションのスピードにネックがあった。メール作成には宛名の指定から、本文作成には件名、時候の挨拶、用件、署名といった「メール作成のためのプロトコル」に則る必要がある。

 この点、チャットツールはこうした「作成の煩わしさ」がない。グループ機能を用いれば「N対N」のコミュニケーションも可能だ。

 これまで、どちらかというとチャットツールは、コンシューマー向けの「遊び感覚」のコミュニケーションツールと見られており、なかなか企業向けのコミュニケーションツールとして導入が進んでこなかった。

 しかし、国内ではLINEをはじめとするコンシューマー向けチャットツールが数多く利用されており、遊びを超えた利便性が認識されつつある。実際に、社内、社外の人と個人的なLINEアカウントを通じてやり取りをしている社員も多いだろう。ビジネスの効率性でいえば仕方のないことだが、会社の管理外で使われてしまうとセキュリティ上のリスクになる。いわゆる「シャドーIT」がチャットツールで横行している状況だ。

ビジネス版LINEのセキュリティを高め、シャドーITを撲滅せよ

 LINEには、ビジネス版LINEともいうべき「LINE WORKS」というサービスがある。これは、コンシューマー向けのLINEのUIはそのままに、個人用のLINEとは別のアプリで利用できる企業向けチャットツールだ。もちろん、コンシューマー向けのLINEアカウントとつながることも可能だ。横行するシャドーITにきちんと対策するうえでも、LINE WORKSは管理側、ユーザー側にとって有効な手段の1つだろう。

 クラウドサービスで提供され、利用に際してはGmailなどのようにメールアドレスが必要ない。そのため「今日使いたい」と決まったら、翌日からでもトライアルが開始できるスピード感も大きなポイントだ。

 ただし、こうしたクラウドのコミュニケーションツールを導入する際には”セキュリティの強化”が欠かせない。「いつでも」「どこでも」アクセスできるということは、不正アクセスを許すことや、意図しない情報漏えいを引き起こす可能性があるからだ。

 しかし、IPやデバイスによるアクセス制御や、ID管理、ログインログの取得/管理、遠隔からのアカウントロックやデータの消去といった高度なセキュリティ機能は、LINE WORKSの基本機能では用意されていない。では、いかにして安全性を高めていけばよいだろうか?

この記事の続き >>
・「いつでも、どこでも」を「野放し」にしないセキュリティ
・社内システムとチャットボット連携で生産性も大きく向上
・IDOMや東祥など、チャットで改革に成功した事例を紹介

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