メールの真価と進化、本当に必要な情報のみを効率的に収集する方法とは
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ビジネスに不可欠なコミュニケーションツールとして活用されている「メール」。その歴史は、実に50年以上にもおよぶ。それだけ便利で、適用範囲の広いツールなのは今も間違いないが、共同作業が社内外に広がり、あらゆる情報がメールで飛び交う中、「メールの山に埋もれる」「必要な情報の取捨選択に時間が取られてしまう」ことも現実的な課題だろう。メールのあるべき姿とは何か、そしてその先に待ち受けるものは何なのか。今や企業活動の中心的存在となったメールをどう活用すれば、業務を革新できるのだろうか。
1週間の勤務時間の約28％をメールの処理に費やしている
いま、コミュニケーションやコラボレーションの「変革」に取り組む企業が増えている。背景にあるのは、モバイルデバイスの普及とワークスタイルの多様化、ソーシャルネットワークの広がりだ。モバイルデバイスの普及により、時間・場所を問わず仕事のできる環境が整備された。それに伴って働き方も多様化した。労働力人口の低下により、女性や高齢者の活用、育児や介護を抱えた社員を支援し、一人一人の生産性を高めることが求められている。そこで、在宅勤務や時短勤務、サテライトオフィスなどを取り入れる企業が増えているが、そこでは、多様なワークスタイルに適した新しいコミュニケーションのあり方が問われている。さらに、オープンイノベーションを推進するため、パートナー企業や研究機関、大学など、社外の個人や組織と協業する企業も増えてきた。
また、ソーシャルネットワークの広がりにより、SNSを通じてさまざまな情報を収集できるようになった。社内SNSを導入し、社内の情報流通の活性化を試みる企業も多い。
ただし、こうした変化にもかかわらず、企業におけるコミュニケーションの中心はメールだ。McKinsey Global Instituteの調査によれば、平均的な従業員は、1週間の勤務時間の約28％をメールの処理に費やしているという。また、受信メールのうち、緊急かつ重要なものは、わずか14％にすぎないというデータもある。
こうしたデータは、企業が求めるコミュニケーション・コラボレーションにおいて、「メール」がボトルネックになっていることを示すものだ。もちろんメールがなくなることはないが、時代の要請に合わせてメールを革新する時期が到来しているのである。
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