ファイルのやり取りはすべてメール添付でOK！利便性とセキュリティを両立する画期的な方法とは？
ユーザーに負担をかけずにファイルの送受信をコントロール
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ファイルを最も手軽に送る方法、それはメールに添付することだ。しかし、メールに添付できるファイルサイズは限られている。ファイル転送サービスやオンラインストレージなどを使えば送信は可能だが、ユーザーは送信の際の手間が増え、IT管理者はセキュリティやコンプライアンスの課題を抱えることになる。これらの課題を解決するには、どのようなソリューションがあるのだろうか？
ファイルのやり取りには、さまざまな課題が内包されている
昨今のビジネスでは、社の内外を問わずファイルのやり取りが頻繁に発生する。そのため、ファイルのやり取りがスムーズになれば業務効率化の効果は大きく、その安全性を担保することは、企業セキュリティの重要な位置を占める。
ファイルをやり取りする際、メールに添付すれば最も手軽にファイルを送信できる。しかし、メール添付は制約も多い。たとえば、添付可能なサイズの制約だ。メールサーバの容量は有限であり、添付ファイルのサイズを数MB程度に制限している企業が多いのではないだろうか。これでは製品カタログのPDFをいくつか添付しただけで、あっという間に制限容量オーバーになってしまう。
仮に送信側が対応できたとしても、受信側のメールボックスを圧迫し、業務に支障をきたすかもしれない。そう考えると、相手先にあまり大きなファイルをメールで送るのはためらわれる。加えて、送信ボタンを押してしまった後は取り消しがきかないので、添付するファイルや宛先を間違えれば、情報流出につながる恐れもある。
だからといって、毎回USBメモリやCD/DVDメディアなどに書き込んでやり取りするのは、手間と時間がかかりすぎてしまう。そこでユーザーが利用しているのが、ファイル転送サービスやオンラインストレージだ。無料で使えるサービスも多く、ここ数年ですっかりファイル送受信の定番になっている。しかしIT管理者としては、ファイルの受け渡し経路の多様化は歓迎したくない、というのが本音だろう。情報の流通経路が増えれば増えるほどセキュリティ対策が必要なポイントは増え、管理・運用の負荷は大きくなっていく。
もちろん、ポリシーでファイル転送サービスやオンラインストレージの利用を禁止している企業もあるだろう。しかしながら、勝手に使われるのを完全に止めるのは難しい。無理やり徹底すれば業務効率の低下や現場の反発を招きかねないため、対応には慎重にならざるを得ないというのが実情だろう。セキュリティ・コンプライアンスと利便性をトレードオフにするのではなく、根本的に課題を解決する方法を考えなければならない。
図1■ファイル送信におけるユーザーとIT管理者の課題
外部サービスの利用で問われるコンプライアンス、
ファイルをやり取りする際、メールに添付すれば最も手軽にファイルを送信できる。しかし、メール添付は制約も多い。たとえば、添付可能なサイズの制約だ。メールサーバの容量は有限であり、添付ファイルのサイズを数MB程度に制限している企業が多いのではないだろうか。これでは製品カタログのPDFをいくつか添付しただけで、あっという間に制限容量オーバーになってしまう。
仮に送信側が対応できたとしても、受信側のメールボックスを圧迫し、業務に支障をきたすかもしれない。そう考えると、相手先にあまり大きなファイルをメールで送るのはためらわれる。加えて、送信ボタンを押してしまった後は取り消しがきかないので、添付するファイルや宛先を間違えれば、情報流出につながる恐れもある。
だからといって、毎回USBメモリやCD/DVDメディアなどに書き込んでやり取りするのは、手間と時間がかかりすぎてしまう。そこでユーザーが利用しているのが、ファイル転送サービスやオンラインストレージだ。無料で使えるサービスも多く、ここ数年ですっかりファイル送受信の定番になっている。しかしIT管理者としては、ファイルの受け渡し経路の多様化は歓迎したくない、というのが本音だろう。情報の流通経路が増えれば増えるほどセキュリティ対策が必要なポイントは増え、管理・運用の負荷は大きくなっていく。
もちろん、ポリシーでファイル転送サービスやオンラインストレージの利用を禁止している企業もあるだろう。しかしながら、勝手に使われるのを完全に止めるのは難しい。無理やり徹底すれば業務効率の低下や現場の反発を招きかねないため、対応には慎重にならざるを得ないというのが実情だろう。セキュリティ・コンプライアンスと利便性をトレードオフにするのではなく、根本的に課題を解決する方法を考えなければならない。
外部サービスの利用で問われるコンプライアンス、
セキュリティの課題
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