石本建築事務所、富士電機の担当者が明かす、Acrobatを標準導入した効果とは
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1993年に誕生して以来、多くの企業や官公庁で使用されつづけているPDFファイルフォーマット。PDFファイルフォーマットは仕様が公開されているため、誰でも作成可能だ。そのため、PDFツールは数多く存在する。しかし、導入企業は、PDFを安心して活用するためにはやはりAdobe Acrobat以外に選択肢はなかった、と語る。加えて、彼らはなぜAcrobatを標準導入したのか。2014年2月14日に都内で開催された『Adobe Acrobatセミナー事例に学ぶ「今、Acrobatを標準導入するこれだけの理由」』では、基調講演に弁護士の牧野二郎氏が登壇し、デジタルデータによる記録の経営メリットを解説するとともに、実際にAcrobatを標準導入した企業が経緯と導入効果を紹介、そのメリットについて明かした。
安全で効率的な企業になるため、情報の記録と共有を
弁護士
牧野 二郎 氏
牧野氏はまず、IT化が進んだことで証拠がなかったり、あってもすぐに出てこないことが増えていると現状の問題を指摘。高速道路やマンションの補修を例に挙げ、「正しく記録されていない、すぐに記録を確認できない物件は珍しくなく、そのような状況では点検や補修も正しく行えない」と語った。
また、高度な研究機関や主力事業に直結する重要な情報は記録されていても、日々の業務に関する情報は記録されていない、もしくは共有されていない場合が多く、業務統制として課題を抱える企業が多いのが実態だと明かす。
「個人の手帳やPCに書き溜めているだけでは企業として活用できないので、記録されていないと変わらない。記録項目やフォーマットを統一し、記録を義務化して情報を共有しなければならない」（牧野氏）
そのためのフォーマットとして牧野氏も薦めるのが、PDFだ。記録に加えて、記録の集計やフィードバック、解析、検索を行う基盤として、PDFは最適だ。加えて、業務現場にまだまだ残る紙の情報とデジタルデータを融合し、セキュリティも考慮しながら情報を活用できる点で優れていると言う。
「記録して共有することは業務を意識化することにつながり、コンプライアンスに有効です。さらに記録を集めて比較検討、解析すれば、業務効率化や経営戦略の力にもなります」（牧野氏）
牧野氏はこのように、情報活用の効率化が企業の力を決める時代になったこと、そのためには業務の記録とセキュリティを意識した業務関連情報の共有に取り組むべきだと強調した。
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