ある日突然の「管理台帳を提出してほしい」に最小コストで対応する
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「御社のソフトウェアの使用状況を確認させてほしい」。中小企業でも、ある日突然こんな連絡が来ることが増えてきた。連絡元はソフトウェアのメーカーに限らず、取引先や親会社といったケースもある。不正にソフトウェアを利用していた場合、関連する企業にまで社会的な信頼の逸失がおよび、多額の損害賠償請求につながる可能性もあるからだ。とはいえ、常時ソフトウェアやハードウェアを管理するのは企業にとって非常に大きな負担につながる。「資産の棚卸しは年に1回～四半期に1回」という企業が、最小コストで棚卸しを行うにはどうしたらよいのだろうか。その答えは、あるクラウドサービスにあった。
ある日突然「管理台帳を提出してほしい」と言われたら
マーケティング本部
プロダクトプロモーション部
セキュリティプロモーション課
課長代理
原 篤 氏
しかし、ある日、突然、親会社や取引先から取引条件としてIT資産管理台帳の提出を求められたら…。あるいは、ある日、突然、大手ソフトウェアメーカーからソフトウェア監査要求がきたら…。慌てることなく対応できるだろうか。
もちろん、IT資産管理ツールを導入していれば対応可能だが、こうしたツールはコストの面や利益貢献の面から導入できていない企業が多い。
「クライアント/サーバ型のIT資産管理ツールはサーバ設置が必要であり、また資産情報収集以外の機能も付加されているためどうしても高価になります。また、システムの運用維持にもコストがかかります。このため、年に1回、または半年に1回の資産の棚卸しの際、社員一人ひとりが時間をかけて、自分が利用しているIT資産の情報をExcelなどに入力し、担当者に報告し、それをさらに担当者が目視で確認しているという企業も少なくありません。ただし、現場の作業に要する手間やコストを考えると、それもまた大きな負担になっているのが実態です。また、手作業で集計した情報は正確性に欠けるという点も、無視できない現実です」（大塚商会 原 氏）
さらに、突然のソフトウェア監査では、限られた期限の中で台帳管理を実施する必要があり、手作業ではどうしても間に合わないというケースも出てくる。場合によっては、ツールを使った利用証明を求められるケースもあるのだ。
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